[Pycon] EuroPython 2017 Budget

Lun 18 Apr 2016 12:32:14 CEST

Ciao Giovanni,

Il budget e' stato fatto considerando il MiCo come centro per la conferenza.
Si possono valutare anche altri due posti (
http://www.michelangelohotelmilan.com/italiano/sale-riunioni.php e
http://www.nh-hotels.it/hotel/nh-milano-congress-centre/mappa).

L'utilizzo della struttura nel budget e' considerato per 5 giorni.
Ho riaggiornato il budget considerando anche la HALL B per un totale di
2000 mq.

Ricordo che i prezzi considerati sono quelli da offerta, stessa cosa per il
catering.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Il8LHWagC4Aqj49jhhaKXwVRuN3QvimtnpP_xtq-tyE/edit?usp=sharing

Il giorno 18 aprile 2016 11:22, Giovanni Bajo <giovanni a pycon.it> ha
scritto:

> Ciao Cristian,
>
> inizio con un primo round di domande e commenti. Alcuni dei consigli che
> ti do qui sotto di spese da considerare, puoi tranquillamente considerarle
> spese condizionate ad un certo risultato di budget. Cioè se ti dico
> “inserisci €1.5k di app Guidebook”, puoi ovviamente farlo solo nel budget
> da 1000 partecipanti in su, per esempio. Questo genere di “metto/tolgo a
> seconda di quanta gente viene” è sicuramente il lavoro che dobbiamo fare
> alla base di presentare un budget realistico.
>
>
Ok.

> * Cosa è compreso nel costo della venue? Un costo di €91k senza dettaglio
> non ci dice molto. Devi fare una pagina separata con tutto il dettaglio per
> capire cosa è compreso.
>

> Inoltre ci devi dire quali servizi sono compresi.
>

8 sale, di cui alcune dedicate esclusivamente ai training.

https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOOUp0eldQRVFQSVU
https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOQ1p0SUlFTUVTT2s

Le sale sono RED1/2, BLUE1/2, YELLOW 1/2/3 e WHITE1/2

> Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi
> diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di
> scuola)?
>

Non saprei.

> E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax, da
> allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio del
> catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor?
>

Hai tutto lo spazio della Registration Area per quanto riguarda l'area
relax, ma non ti so dire se e come e' allestita.

L'area di noleggio del catering/sponsor non e' inclusa.
L'area dovrebbe corrispondere alla HALL B, circa 3700 mq.
Il costo e' di circa 3.5 mq/giorno per i giorni di utilizzo piu' 1,75
mq/giorno per le attivita' di allestimento e disallestimento.

> E’ compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso, con
> o senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet
> gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?
>
>
Nell'offerta e' riportato incluso per quanto riguarda il guardaroba.

Registration Area on Level 1 equipped with up to a maximum of n.6 desks

N.1 Cloakroom Area on Level 0(Optional)

N.1 Cloakroom Area on Level 1(Optional)

Included the activation of the LAN Point Network(with up to a maximum of
n.10 Point Network)

Il personale non e' specificato ma credo sia da ritenersi escluso.

Altra cosa importante nelle condizioni e' specificato che le hostess, nel
caso le forniscono loro.

La connessione wifi e' inclusa, ma e' il servizio base:

Speed: 256 Kbps per device

Total bandwith: 20Mbps

> * Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA
> compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci
> di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.
>

Questo non e' chiaro.
Per la venue ho l'offerta iva esclusa, stessa cosa per il catering.
Ma per i biglietti credo che i prezzi che ho indicato siano da considerarsi
iva inclusa, ma non ricordo l'iva che viene applicata ai biglietti.

>
> * Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli early.
> D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più dettaglio
> sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce early/regular/on-desk.
>

Ok chiesto la distribuzione precisa.

>
> * Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la
> trasmissione in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una
> serie di amici e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio
> professionale da zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero.
> Oltre a questo, c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non
> ha senso noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di
> K). Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze
> (tipo i ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a
> Milano, ma considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su
> fornitori non già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa
> €14k per stare tranquilli.
>

Questo e' da chiedere al centro conferenze, in quanto alcuni servizi
vengono forniti in maniera esclusiva da loro.

>
> * Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore al
> giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi
> serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di
> sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte”
> perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura
> di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3
> ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore
> al giorno.
>

1. Conference Rooms AV Built-in: as indicated above

N.B: the audio-video technical assistance service is exclusive to the
technical staff of the MiCo.

This service is not included in the quotation and it may be quantified
according to the spaces you will use and according to your needs.

For your information, the cost of the service is as follows: N.1 AV
Technician: 8 hours + 1 hour break : € 320+VAT

At least 1 audio technician is compulsory in conference rooms when in
function.

Il tecnico va inteso per ROOM.

>
> * Non hai inserito i costi di commissioni per i pagamenti con carta di
> credito e paypal. Puoi mettere circa il 3% senza IVA sul totale IVA-to. del
> transato. Cioè incasso 100€ IVA compresa, pago €3+IVA di commissioni.
>

Ok.

>
> * I costi per i “gadget” sono più o meno giusti, li alzerei un po’ perché
> come hai visto siamo perfezionisti. Per “gadget”, si intende tutto il
> materiale da stampare e distribuire in vari modi ai partecipanti (dal
> badge, alla maglietta, al bollino “pyfiorentina”, ecc.), escluso quindi
> solo il merchandise (stampa a scopo rivendita). Noi abbiamo speso €25k di
> gadget per 900 persone, spendendo relativamente poco e con tanto lavoro
> organizzativo per risparmiare il massimo sul singolo gadget. Quindi circa
> €27 a partecipante.
>

Ok.

>
> * Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise e
> stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30
> volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200
> persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno
> fatto i tedeschi.
>

Per EP2015/EP2016 abbiamo preferito avere solo volontari, consideriamo
comunque come costo extra.

>
> * Metterei a budget €1.5k per Guidebook come app per l’evento. Visto che
> durante la settimana cambiano 20-30 talk probabilmente su 200 circa totali,
> dobbiamo consentire alle persone di avere un programma digitale.
>

Ok.

>
> * Devi mettere a budget i soldi per i grant che vuoi dare ai partecipanti
> che lo richiedono. Qualcosa tipo €5k? Noi facevamo poco (appunto intorno ai
> €5k IVA compresa).
>
>
Su questo solitamente interviene la PSF e qualche sponsor. Consideriamo
comunque 5k a carico nostro.

> * Mancano anche i costi da sostenere per lo staff di volontari (es: camere
> d’albergo pagate come facevamo noi, circa €2k).
>

Ok.

>
> * Devi mettere del costo per fare un redesign professionale del sito web
> (una volta su due anni). Metterei a budget qualcosa tipo €3k.
>

Ok.

>
> * Il merchandise ha un risultato netto positivo sul biennio (sebbene il
> primo anno ne devi stampare tanto). Potresti mettere a budget un utile
> stimato (al netto dei costi) di €5k per essere conservativi.
>

Ok.

>
> * Devi mettere a budget i costi per gli speaker e i keynoter su invito.
> Direi €5k.
>

Ok.

>
> * Se metti tutte le voci sopra, puoi ridurre le “spese generali extra” al
> 3-5% direi.
>

Considero il 3%

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I wish you a good day,
Christian
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