[Pycon] EuroPython 2017 Budget

[Giovanni Bajo]

Ciao Cristian,

inizio con un primo round di domande e commenti. Alcuni dei consigli che ti
do qui sotto di spese da considerare, puoi tranquillamente considerarle
spese condizionate ad un certo risultato di budget. Cioè se ti dico
“inserisci €1.5k di app Guidebook”, puoi ovviamente farlo solo nel budget
da 1000 partecipanti in su, per esempio. Questo genere di “metto/tolgo a
seconda di quanta gente viene” è sicuramente il lavoro che dobbiamo fare
alla base di presentare un budget realistico.

* Cosa è compreso nel costo della venue? Un costo di €91k senza dettaglio
non ci dice molto. Devi fare una pagina separata con tutto il dettaglio per
capire cosa è compreso. Inoltre ci devi dire quali servizi sono compresi.
Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi
diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di
scuola)? E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax,
da allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio
del catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor? E’
compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso, con o
senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet
gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?

* Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA
compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci
di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.

* Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli early.
D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più dettaglio
sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce early/regular/on-desk.

* Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la trasmissione
in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una serie di amici
e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio professionale da
zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero. Oltre a questo,
c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non ha senso
noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di K).
Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze (tipo i
ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a Milano, ma
considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su fornitori non
già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa €14k per stare
tranquilli.

* Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore al
giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi
serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di
sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte”
perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura
di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3
ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore
al giorno.

* Non hai inserito i costi di commissioni per i pagamenti con carta di
credito e paypal. Puoi mettere circa il 3% senza IVA sul totale IVA-to. del
transato. Cioè incasso 100€ IVA compresa, pago €3+IVA di commissioni.

* I costi per i “gadget” sono più o meno giusti, li alzerei un po’ perché
come hai visto siamo perfezionisti. Per “gadget”, si intende tutto il
materiale da stampare e distribuire in vari modi ai partecipanti (dal
badge, alla maglietta, al bollino “pyfiorentina”, ecc.), escluso quindi
solo il merchandise (stampa a scopo rivendita). Noi abbiamo speso €25k di
gadget per 900 persone, spendendo relativamente poco e con tanto lavoro
organizzativo per risparmiare il massimo sul singolo gadget. Quindi circa
€27 a partecipante.

* Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise e
stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30
volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200
persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno
fatto i tedeschi.

* Metterei a budget €1.5k per Guidebook come app per l’evento. Visto che
durante la settimana cambiano 20-30 talk probabilmente su 200 circa totali,
dobbiamo consentire alle persone di avere un programma digitale.

* Devi mettere a budget i soldi per i grant che vuoi dare ai partecipanti
che lo richiedono. Qualcosa tipo €5k? Noi facevamo poco (appunto intorno ai
€5k IVA compresa).

* Mancano anche i costi da sostenere per lo staff di volontari (es: camere
d’albergo pagate come facevamo noi, circa €2k).

* Devi mettere del costo per fare un redesign professionale del sito web
(una volta su due anni). Metterei a budget qualcosa tipo €3k.

* Il merchandise ha un risultato netto positivo sul biennio (sebbene il
primo anno ne devi stampare tanto). Potresti mettere a budget un utile
stimato (al netto dei costi) di €5k per essere conservativi.

* Devi mettere a budget i costi per gli speaker e i keynoter su invito.
Direi €5k.

* Se metti tutte le voci sopra, puoi ridurre le “spese generali extra” al
3-5% direi.

A presto
Giovanni


On Sun, Apr 17, 2016 at 1:43 PM, Christian Barra <barrachri a gmail.com>
wrote:

>
> https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Il8LHWagC4Aqj49jhhaKXwVRuN3QvimtnpP_xtq-tyE/edit?usp=sharing
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> I wish you a good day,
> Christian
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Giovanni Bajo
Python Italia APS

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