<div dir="ltr">Ciao Giovanni,<div><br></div><div>Il budget e' stato fatto considerando il MiCo come centro per la conferenza.</div><div>Si possono valutare anche altri due posti (<a href="http://www.michelangelohotelmilan.com/italiano/sale-riunioni.php" style="font-family:'Helvetica Neue';font-size:14px">http://www.michelangelohotelmilan.com/italiano/sale-riunioni.php</a> e <a href="http://www.nh-hotels.it/hotel/nh-milano-congress-centre/mappa" style="font-family:'Helvetica Neue';font-size:14px">http://www.nh-hotels.it/hotel/nh-milano-congress-centre/mappa</a>).</div>
<div><br></div><div>L'utilizzo della struttura nel budget e' considerato per 5 giorni.</div><div>Ho riaggiornato il budget considerando anche la HALL B per un totale di 2000 mq.</div><div><br></div><div>Ricordo che i prezzi considerati sono quelli da offerta, stessa cosa per il catering.</div><div><br></div><div><a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Il8LHWagC4Aqj49jhhaKXwVRuN3QvimtnpP_xtq-tyE/edit?usp=sharing">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Il8LHWagC4Aqj49jhhaKXwVRuN3QvimtnpP_xtq-tyE/edit?usp=sharing</a><br></div><div><br></div><div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote">Il giorno 18 aprile 2016 11:22, Giovanni Bajo <span dir="ltr"><<a href="mailto:giovanni@pycon.it" target="_blank">giovanni@pycon.it</a>></span> ha scritto:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Ciao Cristian,<div><br></div><div>inizio con un primo round di domande e commenti. Alcuni dei consigli che ti do qui sotto di spese da considerare, puoi tranquillamente considerarle spese condizionate ad un certo risultato di budget. Cioè se ti dico “inserisci €1.5k di app Guidebook”, puoi ovviamente farlo solo nel budget da 1000 partecipanti in su, per esempio. Questo genere di “metto/tolgo a seconda di quanta gente viene” è sicuramente il lavoro che dobbiamo fare alla base di presentare un budget realistico.</div><div><br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div></div><div>* Cosa è compreso nel costo della venue? Un costo di €91k senza dettaglio non ci dice molto. Devi fare una pagina separata con tutto il dettaglio per capire cosa è compreso.</div></div></blockquote><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div> Inoltre ci devi dire quali servizi sono compresi.</div></div></blockquote><div><br></div><div>8 sale, di cui alcune dedicate esclusivamente ai training.</div><div><br></div><div><a href="https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOOUp0eldQRVFQSVU">https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOOUp0eldQRVFQSVU</a><br></div><div><a href="https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOQ1p0SUlFTUVTT2s">https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOQ1p0SUlFTUVTT2s</a><br></div><div><br></div><div>Le sale sono RED1/2, BLUE1/2, YELLOW 1/2/3 e WHITE1/2</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div> Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di scuola)?</div></div></blockquote><div><br></div><div>Non saprei.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div> E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax, da allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio del catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor?</div></div></blockquote><div><br></div><div>Hai tutto lo spazio della Registration Area per quanto riguarda l'area relax, ma non ti so dire se e come e' allestita.</div><div><br></div><div>L'area di noleggio del catering/sponsor non e' inclusa.</div><div>L'area dovrebbe corrispondere alla HALL B, circa 3700 mq.</div><div>Il costo e' di circa 3.5 mq/giorno per i giorni di utilizzo piu' 1,75 mq/giorno per le attivita' di allestimento e disallestimento.</div><div><br></div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div> E’ compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso, con o senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?</div><div><br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Nell'offerta e' riportato incluso per quanto riguarda il guardaroba.</div><div><br></div><div><div>Registration Area on Level 1 equipped with up to a maximum of n.6 desks</div><div><br></div><div>N.1 Cloakroom Area on Level 0(Optional)</div><div><br></div><div>N.1 Cloakroom Area on Level 1(Optional)</div><div><br></div><div>Included the activation of the LAN Point Network(with up to a maximum of n.10 Point Network)</div></div><div><br></div><div>Il personale non e' specificato ma credo sia da ritenersi escluso.</div><div><br></div><div>Altra cosa importante nelle condizioni e' specificato che le hostess, nel caso le forniscono loro.</div><div><br></div><div>La connessione wifi e' inclusa, ma e' il servizio base:</div><div><br></div><div><div>Speed: 256 Kbps per device</div><div><br></div><div>Total bandwith: 20Mbps</div></div><div><br></div><div><br></div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div></div><div>* Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Questo non e' chiaro. </div><div>Per la venue ho l'offerta iva esclusa, stessa cosa per il catering.</div><div>Ma per i biglietti credo che i prezzi che ho indicato siano da considerarsi iva inclusa, ma non ricordo l'iva che viene applicata ai biglietti.</div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli early. D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più dettaglio sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce early/regular/on-desk.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok chiesto la distribuzione precisa. </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la trasmissione in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una serie di amici e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio professionale da zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero. Oltre a questo, c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non ha senso noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di K). Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze (tipo i ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a Milano, ma considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su fornitori non già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa €14k per stare tranquilli.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Questo e' da chiedere al centro conferenze, in quanto alcuni servizi vengono forniti in maniera esclusiva da loro.</div><div><br></div><div><div> <br></div></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div> </div><div>* Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore al giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte” perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3 ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore al giorno.</div></div></blockquote><div><br></div><div><div>1. Conference Rooms AV Built-in: as indicated above</div><div><br></div><div>N.B: the audio-video technical assistance service is exclusive to the technical staff of the MiCo.</div><div><br></div><div>This service is not included in the quotation and it may be quantified according to the spaces you will use and according to your needs.</div><div><br></div><div>For your information, the cost of the service is as follows: N.1 AV Technician: 8 hours + 1 hour break : € 320+VAT</div><div><br></div><div>At least 1 audio technician is compulsory in conference rooms when in function.</div></div><div><br></div><div>Il tecnico va inteso per ROOM. </div><div><br></div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Non hai inserito i costi di commissioni per i pagamenti con carta di credito e paypal. Puoi mettere circa il 3% senza IVA sul totale IVA-to. del transato. Cioè incasso 100€ IVA compresa, pago €3+IVA di commissioni.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* I costi per i “gadget” sono più o meno giusti, li alzerei un po’ perché come hai visto siamo perfezionisti. Per “gadget”, si intende tutto il materiale da stampare e distribuire in vari modi ai partecipanti (dal badge, alla maglietta, al bollino “pyfiorentina”, ecc.), escluso quindi solo il merchandise (stampa a scopo rivendita). Noi abbiamo speso €25k di gadget per 900 persone, spendendo relativamente poco e con tanto lavoro organizzativo per risparmiare il massimo sul singolo gadget. Quindi circa €27 a partecipante.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise e stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30 volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200 persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno fatto i tedeschi.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Per EP2015/EP2016 abbiamo preferito avere solo volontari, consideriamo comunque come costo extra.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Metterei a budget €1.5k per Guidebook come app per l’evento. Visto che durante la settimana cambiano 20-30 talk probabilmente su 200 circa totali, dobbiamo consentire alle persone di avere un programma digitale. </div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Devi mettere a budget i soldi per i grant che vuoi dare ai partecipanti che lo richiedono. Qualcosa tipo €5k? Noi facevamo poco (appunto intorno ai €5k IVA compresa).</div><div><br></div></div></blockquote><div><br></div><div>Su questo solitamente interviene la PSF e qualche sponsor. Consideriamo comunque 5k a carico nostro.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div></div><div>* Mancano anche i costi da sostenere per lo staff di volontari (es: camere d’albergo pagate come facevamo noi, circa €2k).</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Devi mettere del costo per fare un redesign professionale del sito web (una volta su due anni). Metterei a budget qualcosa tipo €3k.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Il merchandise ha un risultato netto positivo sul biennio (sebbene il primo anno ne devi stampare tanto). Potresti mettere a budget un utile stimato (al netto dei costi) di €5k per essere conservativi.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Devi mettere a budget i costi per gli speaker e i keynoter su invito. Direi €5k.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Ok.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div><br></div><div>* Se metti tutte le voci sopra, puoi ridurre le “spese generali extra” al 3-5% direi.</div></div></blockquote><div><br></div><div>Considero il 3% </div></div><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><br></div>I wish you a good day,<div>Christian</div></div></div></div></div>
</div></div></div>