<div dir="ltr">Ciao Cristian,<div><br></div><div>inizio con un primo round di domande e commenti. Alcuni dei consigli che ti do qui sotto di spese da considerare, puoi tranquillamente considerarle spese condizionate ad un certo risultato di budget. Cioè se ti dico “inserisci €1.5k di app Guidebook”, puoi ovviamente farlo solo nel budget da 1000 partecipanti in su, per esempio. Questo genere di “metto/tolgo a seconda di quanta gente viene” è sicuramente il lavoro che dobbiamo fare alla base di presentare un budget realistico.</div><div><br></div><div>* Cosa è compreso nel costo della venue? Un costo di €91k senza dettaglio non ci dice molto. Devi fare una pagina separata con tutto il dettaglio per capire cosa è compreso. Inoltre ci devi dire quali servizi sono compresi. Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di scuola)? E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax, da allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio del catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor? E’ compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso, con o senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?</div><div><br></div><div>* Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.</div><div><br></div><div>* Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli early. D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più dettaglio sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce early/regular/on-desk.</div><div><br></div><div>* Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la trasmissione in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una serie di amici e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio professionale da zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero. Oltre a questo, c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non ha senso noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di K). Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze (tipo i ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a Milano, ma considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su fornitori non già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa €14k per stare tranquilli.</div><div> </div><div>* Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore al giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte” perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3 ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore al giorno.</div><div><br></div><div>* Non hai inserito i costi di commissioni per i pagamenti con carta di credito e paypal. Puoi mettere circa il 3% senza IVA sul totale IVA-to. del transato. Cioè incasso 100€ IVA compresa, pago €3+IVA di commissioni.</div><div><br></div><div>* I costi per i “gadget” sono più o meno giusti, li alzerei un po’ perché come hai visto siamo perfezionisti. Per “gadget”, si intende tutto il materiale da stampare e distribuire in vari modi ai partecipanti (dal badge, alla maglietta, al bollino “pyfiorentina”, ecc.), escluso quindi solo il merchandise (stampa a scopo rivendita). Noi abbiamo speso €25k di gadget per 900 persone, spendendo relativamente poco e con tanto lavoro organizzativo per risparmiare il massimo sul singolo gadget. Quindi circa €27 a partecipante.</div><div><br></div><div>* Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise e stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30 volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200 persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno fatto i tedeschi.</div><div><br></div><div>* Metterei a budget €1.5k per Guidebook come app per l’evento. Visto che durante la settimana cambiano 20-30 talk probabilmente su 200 circa totali, dobbiamo consentire alle persone di avere un programma digitale. </div><div><br></div><div>* Devi mettere a budget i soldi per i grant che vuoi dare ai partecipanti che lo richiedono. Qualcosa tipo €5k? Noi facevamo poco (appunto intorno ai €5k IVA compresa).</div><div><br></div><div>* Mancano anche i costi da sostenere per lo staff di volontari (es: camere d’albergo pagate come facevamo noi, circa €2k).</div><div><br></div><div>* Devi mettere del costo per fare un redesign professionale del sito web (una volta su due anni). Metterei a budget qualcosa tipo €3k.</div><div><br></div><div>* Il merchandise ha un risultato netto positivo sul biennio (sebbene il primo anno ne devi stampare tanto). Potresti mettere a budget un utile stimato (al netto dei costi) di €5k per essere conservativi.</div><div><br></div><div>* Devi mettere a budget i costi per gli speaker e i keynoter su invito. Direi €5k.</div><div><br></div><div>* Se metti tutte le voci sopra, puoi ridurre le “spese generali extra” al 3-5% direi.</div><div><br></div><div>A presto</div><div>Giovanni</div><div><br></div><div><br></div><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote">On Sun, Apr 17, 2016 at 1:43 PM, Christian Barra <span dir="ltr"><<a href="mailto:barrachri@gmail.com" target="_blank">barrachri@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><a href="https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Il8LHWagC4Aqj49jhhaKXwVRuN3QvimtnpP_xtq-tyE/edit?usp=sharing" target="_blank">https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Il8LHWagC4Aqj49jhhaKXwVRuN3QvimtnpP_xtq-tyE/edit?usp=sharing</a><span><font color="#888888"><div><br></div><div><div><br></div>-- <br><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><br></div>I wish you a good day,<div>Christian</div></div></div></div></div>
</div></font></span></div>
<br>_______________________________________________<br>
Pycon mailing list<br>
<a href="mailto:Pycon@lists.python.it" target="_blank">Pycon@lists.python.it</a><br>
<a href="http://lists.python.it/mailman/listinfo/pycon" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.python.it/mailman/listinfo/pycon</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div><div dir="ltr">Giovanni Bajo<br><div>Python Italia APS</div><div><br></div><div>PyCon Sei</div><div>17-19 April 2015</div><div><br></div></div></div>
</div></div>