[Pycon] Recap status PyCon Otto e call for volunteers

[Matteo Benci]

Salve a tutti,
sarà una mail abbastanza lunga ma *vi prego di cercare di arrivare in 
fondo e di dare un feedback attivo alla discussione* perché è abbastanza 
importante.

Prima di tutto ecco una rapida overview sullo status delle cose per 
PyCon Otto:

*- Le date:*
Le date seguiranno in maniera abbastanza pedissequa quelle di PyCon 
Sette. Abbiamo visto che ora funzionano e se riusciamo a stare nelle 
deadlines i tempi sono abbastanza equilibrati.
Quindi:
1/12/16: Apertura Early Bird e CFP
10/1/17: Chiusura CFP
20/1/17: Posticipo chiusura CFP
21-31/1/17: Community Voting
31/1/17: chiusura Early Bird
1/2/17: apertura Regular Fare
1-3/2/17: Pubblicazione schedule
31/3/17: chiusura Regular Fare
1/4/17: apertura On-desk
6-9/4/17: PyCon Otto

*- Biglietti:*
I biglietti avranno i costi quasi identici all'anno passato, a parte 
pochissimi leggerissimi rincari:

Descrizione 	Biglietto PyCon Sette (ivato) 	Biglietto PyCon Otto (ivato)
Early Stu 	€ 50,00 	€ 50,00
Late Stu 	€ 70,00 	€ 70,00
Early azienda 	€ 140,00 	€ 150,00
Regular azienda 	€ 190,00 	€ 200,00
Early privato 	€ 90,00 	€ 100,00
Regular privato 	€ 120,00 	€ 120,00
On Desk privato 	€ 200,00 	€ 200,00
On Desk azienda 	€ 250,00 	€ 250,00



Sto setuppando tutto il backend per la nuova conferenza e non ci 
dovrebbero essere problemi per la parte tecnica. Per quanto riguarda i 
biglietti avremo una collaborazione con DjangoCon, più avanti i dettagli.


*- Le camere:*
Anche quest'anno abbiamo un accordo come quello dell'anno scorso con il 
Mediterraneo per le camere, quindi scaglioni a tagliare via via camere 
invendute in modo da non farci restare camere vuote sul groppone da 
pagare. L'anno scorso ha funzionato tutto bene quindi abbiamo 
riutilizzato la stessa formula mettendo un po' più di camere a 
disposizione, questi gli scaglioni previsti:

Camere Doppia Uso Singola 30
Camere Doppia Uso Singola prezzo per persona € 90,00
Camere Doppia 50
Camere Doppia prezzo per persona € 55,00
Camere Tripla 15
Camere Tripla per persona € 43,00
Camere Quadrupla 5
Camere Quadrupla per persona € 37,50

Numero Camere: 100
release di 40 camere sul contingente camere iniziale se non vendute.
Dal 10/01/2017 al 7/02/2017 contingente riservato: 60
release di 30 camere sul contingente camere al 7/02/2017 se non vendute.
Dal 8/02/2017 al 6/03/2017 contingente riservato: 30
release di 15 camere sul contingente camere al 6/03/2017 se non vendute.
Dal 7/03/2017 al 25/03/2017 contingente riservato: 15


*- Spazi e conferenza:*

Quest'anno avremo anche le sale della parte al primo piano del centro 
congresso. In pratica come EuroPython a Firenze. Per un totale di circa 
240 posti in più comodi totali. Inoltre abbiamo prenotato per un giorno 
in più (giovedì 6 aprile).
Già deciso è che la mattina del 6 aprile faremo allestimento ed ultimi 
test (i test tecnici, soprattutto A/V eventualmente li faremo nei giorni 
precedenti per sicurezza). Dunque il pomeriggio del 6 Aprile faremo un 
welcome ed inizieremo a lavorare magari con interventi introduttivi e 
workshop di livello più basso (coderdojo? università?) per lasciare 
magari le cose più 'succose' ai giorni seguenti che saranno più 
problematici da seguire per chi viene da lontano o deve prendere ferie 
(un venerdì è un conto, anche il giovedì per mezza giornata è già più 
pesante)


*- Cose da fare abbastanza urgentemente:*

Parte grafica: in questo ci aiuteranno di nuovo il buon Guido e Nephila. 
Come dicevo ieri sera abbiamo vagliato un paio di proposte grafiche che 
abbiamo richiesto in questo periodo di persone nuove che però non sono 
piaciute molto e sono state ritenute in primis da Mena inadeguate al 
livello della conferenza. per questo abbiamo richiesto l'aiuto di 
Nephila nella persona di Guido, che ha realizzato le parti grafiche 
delle ultime due edizioni; Iacopo mi ha confermato che a livello di 
tempi ed impegni non ci saranno problemi per lui per realizzare tutto 
entro fine novembre, in modo da poter mettere online il sito con 
grafiche e logo nuovi per l'inizio del CFP e dei biglietti early.

Parte tecnica: c'è da ripassare un po' il sito per verificare che 
funzioni tutto. Alcuni bug sono ancora presenti e noti dall'anno passato 
(vedi quello per la vendita delle quadruple) e non ancora risolti. C'è 
la comoda board di trello per quello. A livello di sito non ci saranno 
grossi cambiamenti quest'anno quindi ci sarà bisogno di un paio di 
persone che seguano i fix relativi alle nuove grafiche e qualche altra 
cosina che potrebbe servire in corso d'opera, niente di troppo 
impegnativo o travolgente ecco.

Parte ufficiale: per EuroPython è necessario creare almeno una pagina 
wiki dell'Associazione, per far si che chi comprerà biglietti da noi per 
EP2017 sia tranquillo e possa cercare reference a riguardo, Vanno 
inserite un minimo di bio, contatti, cose fatte in passato, cose che 
faremo in futuro. Inoltre vanno scelti due indirizzi mail per le 
comunicazioni ufficiali fra EuroPythonSociety e Python Italia; le 
comunicazioni inviate dalla EPS a questi indirizzi dovranno avere 
risposta entro 7gg massimo.


*- Cose nuove e proposte per la nuova conferenza:*

Startup Competition: a breve dovrei sentirmi con Andrea Grandi di 
Startup Saturday perché vorrei che quest'anno la cosa si riconfermasse 
ed anzi ci fosse ancora più richiamo. Collaboreremo con DjangoCon a 
riguardo a questo, più avanti vi spiegherò meglio come.

Pagine Speaker/Sponsor: vorrei che sul sito ogni speaker avesse una 
paginetta con BIO/contatti/interventi precedenti tenuti a PyCon Italia o 
in altre conferenze e tutti i link del caso. Stessa cosa per gli 
sponsor: quest'anno nessuno, nemmeno chi l'aveva pagato, ha utilizzato 
il servizio di mailing per il recruiting. Quindi forse non serve o non è 
richiesto. Come ad EuroPython pensavo quindi che potrebbe essere più 
utile dedicare una paginetta agli sponsor con una breve intro di chi 
sono, cosa fanno, cosa cercano e contatto per il recruiting diretto.

Nuovi tagli di sponsorizzazione: come stanno facendo i ragazzi di 
DjangoCon sarebbe carino creare dei tagli sponsorship più variegati. Ad 
esempio, oltre che per i vari gadget che possiamo avere (lacciocollo, 
bag, etc) anche per gli eventi che organizziamo (cocktail, pybirra, 
pyfiorentina)

Più caratterizzazione per i veri supporter: maglietta 'speciale' per gli 
Early supporters (chi compra early bird) o magari dei gadget diversi 
(lanyard dorato? cose così ecco!)

Più iniziative per la diversity: sto cercando di contattare (come feci 
già l'anno passato senza successo) PyLadies, ed anche Women Techmakers 
per cercare di avere più proposte di speaker donne e per fare 
comunicazione anche nei canali più dedicati e cercare quindi di rendere 
la nostra conferenza più women-friendly.

Keynoter: sarebbe bellissimo avere un'altro/a superstar keynoter, oltre 
al nostro graditissimo ed eterno Alex che provvederò a reinvitare 
personalmente asap, in modo da avere un keynote globale il venerdì ed 
uno il sabato, oltre ai vari keynote delle singole tracks.


*- Associazione:*

Anche quest'anno faremo l'assemblea associativa il giovedì sera, visto 
che abbiamo già gli spazi. L'idea è quella PRIMA di arrivare alla 
assemblea di stabilire un modus operandi e delle procedure per la 
gestione/registrazione dei soci (la Frà si occuperà poi di tenerlo in 
ordine). Oltre a questo credo che sia il caso di ridiscutere e decidere 
se rieleggere nuove cariche associative (presidente/i, tesoriere, 
segretario, etc) e nel caso votarle.


*- Collaborazione con DjangoCon Europe:*

Come molti già sapranno quest'anno ci sarà DjangoCon Europe a Firenze, 
nei giorni immediatamente precedenti PyCon Italia Otto. Si stanno 
occupando dell'organizzazione i ragazzi di Nephila e per questo stiamo 
appunto parlando di collaborare in vari modi. Principalmente i talk che 
verranno proposti durante la CFP di DjangoCon hanno la possibilità di 
spuntare un box per essere poi inoltrati anche per la CFP di PyConIT. 
Noi potremmo fare la stessa cosa anche se purtroppo i periodi di CFP non 
si sovrappongono esattamente poiché quello di DjangoCon è già iniziato e 
terminerà il 31 dicembe mentre il nostro deve ancora iniziare e 
terminerà a fine gennaio (date specificate precedentemente). Per questo 
Carlo ieri in call aveva suggerito di procedere in maniera personale 
contattando gli speaker che propongono dei paper interessanti anche per 
DjangoCon e indirizzarli personalmente a fare la proposta invece che 
lasciare la cosa ad un box molto impersonale e poco esplicativo magari. 
Discutiamo un attimo su questa cosa che nel caso il box andrebbe 
inserito dall'apertura del nostro CFP. Altrimenti si occuperà Carlo 
personalmente di parlare con gli speaker ed indirizzarli anche a 
DjangoCon appunto.
L'altra cosa per cui collaboreremo è sui biglietti: in pratica chi 
acquisterà un biglietto di una qualsiasi delle due conferenze avrà uno 
sconto sull'acquisto dell'altro biglietto (si era parlato di un 10% se 
non ricordo male). Nello specifico siamo rimasti d'accordo con Iacopo 
che gestiremo la cosa manualmente; in pratica nella mail di conferma del 
biglietto inseriremo questa opzione e chi vorrà si rivolgerà alla 
organizzazione della conferenza di cui ha acquistato il biglietto che 
verificherà e provvederà a richiedere allo staff dell'altra conferenza 
un codice sconto valido da inoltrare poi all'utente che l'ha richiesto. 
In questo modo avremo sempre una doppia verifica ed anche se ci sarà un 
po' di lavoro manuale in più sarà veramente poco (secondo me qualche 
decina di persone).


*- Metodi di lavoro: *

Quest'anno vorrei che ci fossero un po' più di responsabilità delegate 
fra gli organizzatori. Un po' come funziona ad EP vorrei formare dei 
gruppi di lavoro che si autogestiscano e per i quali ci sia un 
responsabile che si occupi di tenere d'occhio task e deadlines.
I gruppi di lavoro saranno:

.web/tecnico (Simone Basso tu ci saresti per questo? DVD anche per 
piccole cose..? Pat?)
.comunicazione (Pat?)
.helpdesk/admin (Io e Carlo siamo sempre perennemente attivi qui, non 
dispiacerebbe avere un'altra persona comunque)
.speaker/volontari (per i volontari in conferenza ho già 
l'autocandidatura di Duplo, e gli ho appena chiesto se gli piacerebbe 
seguire anche la parte relativa ai contatti con gli speaker, istruzioni 
agli speaker etc, che ci è mancata un po' quest'anno. Lo devo corrompere 
con un po' di birre ma credo che si possa definire probabile come cosa 
:) Però oltre a a lui servono almeno un paio di persone che gli diano 
una mano. Chiaramente questo gruppo di lavoro inizierebbe la sua 
attività dopo la pubblicazione del programma e fino a fine conferenza)

*
**- Comunicazione:*

Quest'anno la parte maggiore del lavoro spetta a chi si occuperà della 
comunicazione. Servono contenuti, tenici e marketing, servono idee, 
servono persone che fisicamente condividano e pubblichino tutto. Serve 
un team di almeno 4-5 persone attive fra cui un responsabile che si 
occupi di seguire tutto, di gestire il piano editoriale e di tenere 
d'occhio le deadlines insieme a me. Mena non potrà farlo quest'anno 
perché sommersa dal lavoro e farà parte molto marginalmente del team, 
quindi forza, fatevi sotto.


*Per finire, ma non meno importante: RECLUTAMENTO.*

Servono persone che collaborino. Lo dico apertamente a tutti, ieri sera 
in call eravamo in 6 e questo è un problema. Quest'anno ci sarà anche 
EuroPython e le energie di molti saranno divise anche su questo grande 
appuntamento (io, Mena, Christian, Patrick, Valerio, per dirne alcuni), 
senza contare che già da un paio d'anni molti degli storici fondatori e 
collaboratori di Python Italia e PyCon IT hanno dovuto per vari motivi 
distogliere un po' di attenzione da questa organizzazione, quindi è 
NECESSARIO, che ci siano persone nuove e magari con un po' di entusiasmo 
che ci affianchino e ci aiutino attivamente per la gestione e 
l'organizzazione di PyCon Otto. L'anno scorso abbiamo fatto un grande 
successo che ci ha permesso di accrescere ancora la nostra reputazione 
anche e soprattutto internazionalmente. Abbiamo fatto la metà delle 
presenze di EuroPython praticamente e sappiamo che molti torneranno a 
PyCon Italia, nonostante DjangoCon e nonostante EuroPython e non 
possiamo mollare ora la presa perché il tonfo sarebbe ancora più 
doloroso visto che siamo molto in alto. Nessuno si aspetta di ripetere i 
numeri di presenze dell'anno passato ma è fondamentale che si faccia 
comunque tutto il possibile per garantire a chi verrà la migliore delle 
esperienze. Abbiamo il tempo, i fondi e le idee, ci serve solo un po' di 
manodopera e di energie.

Per questo vi chiedo di cercare di convogliare, coinvolgere, diffondere, 
parlare. Parlate con i vostri amici, con le altre persone della 
community, con i ragazzi che hanno creato e popolano i canali slack, con 
quelli dei meetup.


E con questo è finito il papiro.
Ciao a tutti e scusate per la mail "leggermente" prolissa :D
Mat


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*Matteo Benci**
Event Set-Up & Coordinator
PyCon Sette | Florence | April 15-17, 2016
web: pycon.it <http://www.pycon.it> | facebook.com/pyconitalia 
<https://www.facebook.com/pyconitalia>
Phone: +393495577593
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