[Pycon] EuroPython 2017 Budget

[Christian Barra]

Il giorno 18 aprile 2016 15:43, Giovanni Bajo <giovanni a pycon.it> ha
scritto:

> 2016-04-18 12:32 GMT+02:00 Christian Barra <barrachri a gmail.com>:
>
>> L'utilizzo della struttura nel budget e' considerato per 5 giorni.
>> Ho riaggiornato il budget considerando anche la HALL B per un totale di
>> 2000 mq.
>>
>
> Per quanto riguarda gli sprint, possiamo farli altrove ma sarebbe meglio
> molto vicini per evitare di creare hurdle addizionali alla partecipazione
> già non particolarmente nutrita. Ci sono delle location papabili vicine?
>
>

Universita' di Milano
Politecnico di Milano
Spazi del Comune di Milano/Regione o altro.


> Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi
>>> diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di
>>> scuola)?
>>>
>>
>> Non saprei.
>>
>
> Di solito c’è da considerare un extra per avere allestimenti variabili,
> per questo chiedo. Se abbiamo stanze in più del minimo, forse non ci serve.
>

Ok.


>
>
>> E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax, da
>>> allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio del
>>> catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor?
>>>
>>
>> Hai tutto lo spazio della Registration Area per quanto riguarda l'area
>> relax, ma non ti so dire se e come e' allestita.
>>
>
> OK. Ad occhio e croce servono qualcosa tipo 10 tavoli da 6 persone, con
> ciabatte. C’è da capire se si può allestire e quanto costa, e quale area
> adibire.
>

Chiedo.


>
>> L'area di noleggio del catering/sponsor non e' inclusa.
>>
>
> Quindi c’è da pagare uno spazio in più che invece è riportato nei costi di
> catering? O è ancora fuori budget?
>

Nel budget che trovi adesso con la venue a 133k e' inserito anche il costo
della HALL (ho considerato 2000mq).
Quindi al momento e' all'interno del budget.


>
>
>> E’ compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso, con
>>> o senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet
>>> gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?
>>>
>>>
>> Nell'offerta e' riportato incluso per quanto riguarda il guardaroba.
>>
>> Registration Area on Level 1 equipped with up to a maximum of n.6 desks
>>
>> N.1 Cloakroom Area on Level 0(Optional)
>>
>> N.1 Cloakroom Area on Level 1(Optional)
>>
>
>
> Included the activation of the LAN Point Network(with up to a maximum of
>> n.10 Point Network)
>>
>> Il personale non e' specificato ma credo sia da ritenersi escluso.
>>
>
>
>> Altra cosa importante nelle condizioni e' specificato che le hostess, nel
>> caso le forniscono loro.
>>
>
>> La connessione wifi e' inclusa, ma e' il servizio base:
>>
>> Speed: 256 Kbps per device
>>
>> Total bandwith: 20Mbps
>>
>
> Non è sufficiente (mi stupirei in effetti se l’offerta base coprisse le
> necessità di una conferenza tecnologica). Servono minimo 40Mbit simmetrici
> (noi usavamo in media 30-40 in up a EuroPython con meno persone, e avevamo
> 100Mbit di banda simmetrica con picchi di utilizzo fino a 80-90 su base
> oraria). Inoltre sarebbe molto meglio non avere lo shaping per persona, ma
> questo è un discorso ortogonale. Proviamo magare a sentire quanto costa
> l’upgrade.
>

https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOT1dfU05Yc21qNHBxNHdjRkwtWUJVR0xIMGo4


>
>> * Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA
>>> compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci
>>> di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.
>>>
>>
>> Questo non e' chiaro.
>> Per la venue ho l'offerta iva esclusa, stessa cosa per il catering.
>> Ma per i biglietti credo che i prezzi che ho indicato siano da
>> considerarsi iva inclusa, ma non ricordo l'iva che viene applicata ai
>> biglietti.
>>
>
> I prezzi dei biglietti che hai riportato sono quelli “al pubblico”, quindi
> IVA compresa. In Italia l’IVA sui biglietti è il 22%, quindi devi
> considerare un 22% di incasso in meno sul prezzo del biglietto. Il catering
> ha l’IVA al 10%, ma non so se il prezzo che hai tu è IVA compresa o IVA
> esclusa.
>
> Devi aggiungere una colonna in più per ogni budget, in modo da avere i
> prezzi con IVA e quelli senza IVA, e fare poi i totali sui prezzi senza IVA.
>
>
>>> * Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli
>>> early. D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più
>>> dettaglio sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce
>>> early/regular/on-desk.
>>>
>>
>> Ok chiesto la distribuzione precisa.
>>
>
> Noi facevamo diversi soldini con gli on-desk. Appena hai i numeri, li
> confrontiamo con quelli di EP2013.
>

I numeri li trovi "Distribuzione biglietti EP2015" nel budget.

>
> * Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la
>>> trasmissione in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una
>>> serie di amici e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio
>>> professionale da zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero.
>>> Oltre a questo, c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non
>>> ha senso noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di
>>> K). Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze
>>> (tipo i ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a
>>> Milano, ma considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su
>>> fornitori non già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa
>>> €14k per stare tranquilli.
>>>
>>
>> Questo e' da chiedere al centro conferenze, in quanto alcuni servizi
>> vengono forniti in maniera esclusiva da loro.
>>
>
> OK puoi informarti in generale sulla tematica?
>

Ok.


>
> Visto che ci siamo, non vedo riportato da nessuna parte il costo per
> l’allestimento. Indicativamente, a noi servivano 2 giorni per allestire
> tutto EuroPython nella venue, di cui 1 giorno in 40 persone (tutte le
> magliette gialle) e 1 giorno in poche persone (più che altro tematiche
> tecniche, audio/video, sponsor, ecc.). Con un contratto di 5 giorni c’è
> versi di avere almeno 1 giorno pieno gratis, oppure va pagato? Se va
> pagato, va aggiunto ALMENO 1 giorno (sarebbe meglio 2 o 1 e mezzo), ma
> cercando di negoziare un prezzo diverso (se possibile ovviamente).
>
> * Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore al
>>> giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi
>>> serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di
>>> sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte”
>>> perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura
>>> di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3
>>> ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore
>>> al giorno.
>>>
>>
>> 1. Conference Rooms AV Built-in: as indicated above
>>
>> N.B: the audio-video technical assistance service is exclusive to the
>> technical staff of the MiCo.
>>
>> This service is not included in the quotation and it may be quantified
>> according to the spaces you will use and according to your needs.
>>
>> For your information, the cost of the service is as follows: N.1 AV
>> Technician: 8 hours + 1 hour break : € 320+VAT
>>
>> At least 1 audio technician is compulsory in conference rooms when in
>> function.
>>
>> Il tecnico va inteso per ROOM.
>>
>
> OK quindi 320 * 7 sale * 5 giorni = €11K+IVA di tecnici (sul budget hai
> €2880). Noi facevamo con 2 (3 in turnazione) per 7 sale, ma mi sembra non
> ci si può fare nulla. Non è il primo centro congressuale che vedo che forza
> 1 tecnico per sala, comunque.
>
>
>> * Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise e
>>> stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30
>>> volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200
>>> persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno
>>> fatto i tedeschi.
>>>
>>
>> Per EP2015/EP2016 abbiamo preferito avere solo volontari, consideriamo
>> comunque come costo extra.
>>
>
> Io purtroppo non sono potuto venire a EP2015 ma verrò a EP2016 e guardo un
> attimo la cosa come è organizzata. A EP2014 a Berlino secondo me era un
> mezzo disastro; hanno dovuto gestire qualcosa tipo 110 volontari ciascuno
> dei quali dava una disponibilità minima di 4 ore nell’intera settimana. Mi
> viene il mal di testa solo a ricordarmi i mal di testa.
>
> Quello che facevamo noi era:
>
>  * 16/20 volontari per 1 settimana a tempo pieno (pagandogli ovviamente
> ingresso, cena sociale e camera d’albergo), staffati sempre e solo nelle
> sale (quindi con la possibilità di seguire i talk), e una mezza giornata
> completamente libera a settimana.
>  * 8-10 persone di personale pagato (via Develer o via agenzia di
> staffing) per fare i compiti che prevedono la totale assenza dalla
> conferenza (sia ruoli direzionali che operazionali: registrazione, desk,
> sponsor manager, schedule manager, guardaroba, merchandise, ecc.).
>
> Quindi diciamo con ~30 magliette gialle, riuscivamo a gestire tutto. In
> lingua italiana, per altro, quindi diminuendo anche l’enorme barriera
> comunicativa di usare un’altra lingua (perché nella concitazione
> dell’evento e nel casino della radio, aggiungere anche la lingua inglese
> rende tutto più difficile).
>
> Se devi staffare 25 persone diverse, ciascuna mezza giornata, al
> merchandise o peggio alla registrazione, non voglio sapere quanto tempo
> perdi di coordinazione, oltre al fatto che perdi di visibilità globale
> sull’evento, e per forza di cosa irrigidisci le condizioni che offri (il
> volontario che è al registration desk per 3 ore in tutto in una settimana
> non può certo applicare deroghe e quindi non è in grado di gestire le
> eccezioni, che è alla base del livello di soddisfazione dei partecipanti).
>

Questo lo capisco. Ma EP2015 avevamo solo volontari che abbiamo in qualche
modo pagato.

A EP2016 non li pagheremo neanche (biglietto e/o room).

Il mio numero 348 98 24 887


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> Giovanni Bajo
> Python Italia APS
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> PyCon Sei
> 17-19 April 2015
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> Pycon a lists.python.it
> http://lists.python.it/mailman/listinfo/pycon
>
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I wish you a good day,
Christian
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