[Pycon] EuroPython 2017 Budget

[Giovanni Bajo]

2016-04-18 12:32 GMT+02:00 Christian Barra <barrachri a gmail.com>:

> L'utilizzo della struttura nel budget e' considerato per 5 giorni.
> Ho riaggiornato il budget considerando anche la HALL B per un totale di
> 2000 mq.
>

Per quanto riguarda gli sprint, possiamo farli altrove ma sarebbe meglio
molto vicini per evitare di creare hurdle addizionali alla partecipazione
già non particolarmente nutrita. Ci sono delle location papabili vicine?


> Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi
>> diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di
>> scuola)?
>>
>
> Non saprei.
>

Di solito c’è da considerare un extra per avere allestimenti variabili, per
questo chiedo. Se abbiamo stanze in più del minimo, forse non ci serve.


> E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax, da
>> allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio del
>> catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor?
>>
>
> Hai tutto lo spazio della Registration Area per quanto riguarda l'area
> relax, ma non ti so dire se e come e' allestita.
>

OK. Ad occhio e croce servono qualcosa tipo 10 tavoli da 6 persone, con
ciabatte. C’è da capire se si può allestire e quanto costa, e quale area
adibire.

>
> L'area di noleggio del catering/sponsor non e' inclusa.
>

Quindi c’è da pagare uno spazio in più che invece è riportato nei costi di
catering? O è ancora fuori budget?


> E’ compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso, con
>> o senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet
>> gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?
>>
>>
> Nell'offerta e' riportato incluso per quanto riguarda il guardaroba.
>
> Registration Area on Level 1 equipped with up to a maximum of n.6 desks
>
> N.1 Cloakroom Area on Level 0(Optional)
>
> N.1 Cloakroom Area on Level 1(Optional)
>


Included the activation of the LAN Point Network(with up to a maximum of
> n.10 Point Network)
>
> Il personale non e' specificato ma credo sia da ritenersi escluso.
>


> Altra cosa importante nelle condizioni e' specificato che le hostess, nel
> caso le forniscono loro.
>

> La connessione wifi e' inclusa, ma e' il servizio base:
>
> Speed: 256 Kbps per device
>
> Total bandwith: 20Mbps
>

Non è sufficiente (mi stupirei in effetti se l’offerta base coprisse le
necessità di una conferenza tecnologica). Servono minimo 40Mbit simmetrici
(noi usavamo in media 30-40 in up a EuroPython con meno persone, e avevamo
100Mbit di banda simmetrica con picchi di utilizzo fino a 80-90 su base
oraria). Inoltre sarebbe molto meglio non avere lo shaping per persona, ma
questo è un discorso ortogonale. Proviamo magare a sentire quanto costa
l’upgrade.


> * Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA
>> compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci
>> di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.
>>
>
> Questo non e' chiaro.
> Per la venue ho l'offerta iva esclusa, stessa cosa per il catering.
> Ma per i biglietti credo che i prezzi che ho indicato siano da
> considerarsi iva inclusa, ma non ricordo l'iva che viene applicata ai
> biglietti.
>

I prezzi dei biglietti che hai riportato sono quelli “al pubblico”, quindi
IVA compresa. In Italia l’IVA sui biglietti è il 22%, quindi devi
considerare un 22% di incasso in meno sul prezzo del biglietto. Il catering
ha l’IVA al 10%, ma non so se il prezzo che hai tu è IVA compresa o IVA
esclusa.

Devi aggiungere una colonna in più per ogni budget, in modo da avere i
prezzi con IVA e quelli senza IVA, e fare poi i totali sui prezzi senza IVA.


>> * Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli early.
>> D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più dettaglio
>> sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce early/regular/on-desk.
>>
>
> Ok chiesto la distribuzione precisa.
>

Noi facevamo diversi soldini con gli on-desk. Appena hai i numeri, li
confrontiamo con quelli di EP2013.

* Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la trasmissione
>> in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una serie di amici
>> e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio professionale da
>> zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero. Oltre a questo,
>> c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non ha senso
>> noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di K).
>> Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze (tipo i
>> ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a Milano, ma
>> considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su fornitori non
>> già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa €14k per stare
>> tranquilli.
>>
>
> Questo e' da chiedere al centro conferenze, in quanto alcuni servizi
> vengono forniti in maniera esclusiva da loro.
>

OK puoi informarti in generale sulla tematica?

Visto che ci siamo, non vedo riportato da nessuna parte il costo per
l’allestimento. Indicativamente, a noi servivano 2 giorni per allestire
tutto EuroPython nella venue, di cui 1 giorno in 40 persone (tutte le
magliette gialle) e 1 giorno in poche persone (più che altro tematiche
tecniche, audio/video, sponsor, ecc.). Con un contratto di 5 giorni c’è
versi di avere almeno 1 giorno pieno gratis, oppure va pagato? Se va
pagato, va aggiunto ALMENO 1 giorno (sarebbe meglio 2 o 1 e mezzo), ma
cercando di negoziare un prezzo diverso (se possibile ovviamente).

* Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore al
>> giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi
>> serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di
>> sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte”
>> perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura
>> di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3
>> ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore
>> al giorno.
>>
>
> 1. Conference Rooms AV Built-in: as indicated above
>
> N.B: the audio-video technical assistance service is exclusive to the
> technical staff of the MiCo.
>
> This service is not included in the quotation and it may be quantified
> according to the spaces you will use and according to your needs.
>
> For your information, the cost of the service is as follows: N.1 AV
> Technician: 8 hours + 1 hour break : € 320+VAT
>
> At least 1 audio technician is compulsory in conference rooms when in
> function.
>
> Il tecnico va inteso per ROOM.
>

OK quindi 320 * 7 sale * 5 giorni = €11K+IVA di tecnici (sul budget hai
€2880). Noi facevamo con 2 (3 in turnazione) per 7 sale, ma mi sembra non
ci si può fare nulla. Non è il primo centro congressuale che vedo che forza
1 tecnico per sala, comunque.


> * Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise e
>> stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30
>> volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200
>> persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno
>> fatto i tedeschi.
>>
>
> Per EP2015/EP2016 abbiamo preferito avere solo volontari, consideriamo
> comunque come costo extra.
>

Io purtroppo non sono potuto venire a EP2015 ma verrò a EP2016 e guardo un
attimo la cosa come è organizzata. A EP2014 a Berlino secondo me era un
mezzo disastro; hanno dovuto gestire qualcosa tipo 110 volontari ciascuno
dei quali dava una disponibilità minima di 4 ore nell’intera settimana. Mi
viene il mal di testa solo a ricordarmi i mal di testa.

Quello che facevamo noi era:

 * 16/20 volontari per 1 settimana a tempo pieno (pagandogli ovviamente
ingresso, cena sociale e camera d’albergo), staffati sempre e solo nelle
sale (quindi con la possibilità di seguire i talk), e una mezza giornata
completamente libera a settimana.
 * 8-10 persone di personale pagato (via Develer o via agenzia di staffing)
per fare i compiti che prevedono la totale assenza dalla conferenza (sia
ruoli direzionali che operazionali: registrazione, desk, sponsor manager,
schedule manager, guardaroba, merchandise, ecc.).

Quindi diciamo con ~30 magliette gialle, riuscivamo a gestire tutto. In
lingua italiana, per altro, quindi diminuendo anche l’enorme barriera
comunicativa di usare un’altra lingua (perché nella concitazione
dell’evento e nel casino della radio, aggiungere anche la lingua inglese
rende tutto più difficile).

Se devi staffare 25 persone diverse, ciascuna mezza giornata, al
merchandise o peggio alla registrazione, non voglio sapere quanto tempo
perdi di coordinazione, oltre al fatto che perdi di visibilità globale
sull’evento, e per forza di cosa irrigidisci le condizioni che offri (il
volontario che è al registration desk per 3 ore in tutto in una settimana
non può certo applicare deroghe e quindi non è in grado di gestire le
eccezioni, che è alla base del livello di soddisfazione dei partecipanti).
-- 
Giovanni Bajo
Python Italia APS

PyCon Sei
17-19 April 2015
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