[Pycon] Reseconto accordi location PyConIT6

[Matteo Benci]

Salve a tutti,
come detto durante l'ultima call la settimana scorsa sono andato a
contrattare presso il Grand Hotel Mediterraneo di Firenze per quanto
riguarda costi di location, catering e camere per il PyConIT6.

Riassumendo: i giorni che avevamo valutato adatti erano quelli dal 16 al
19 Aprile 2015, col dubbio però se il 16 potesse effettivamente essere
necessario o meno.
A tal riguardo sono riuscito a trattare in maniera molto soddisfacente
ritengo visto che ho formalizzato l'accordo per i giorni che siamo
sicuri al momento ci serviranno (17-19 Aprile) e sottoscritto una
opzione per gli stessi spazi per il giorno del 16 Aprile. L'opzione
scadrà il 21 Gennaio ed immagino che per quel giorno sapremmo già se
avremo abbastanza interventi ed argomenti da aver bisogno anche del 16
Aprile o meno!

Per quanto riguarda le camere sono riuscito a far abbassare un po' i
prezzi riuscendo a raggiungere quasi i mitici livelli che avevamo avuto
per EuroPython 2013 nella stessa struttura:
Costo camera singola - € 90
Doppia - €  110 (€ 55 a px)
Tripla - € 135 (€ 45 a px)
Quadrupla - € 160 (€ 40 a px)

La cosa interessante è che sono riuscito ad avere una opzione anche sul
numero delle camere. Ho immaginato cioè che sistemare le camere per la
notte che va dal 16 al 17 nel caso la conferenza iniziasse il 17 sarebbe
stato impossibile e quindi ho ridotto il numero delle camere già
contrattualizzate per quella notte e messo in opzione un tot di camere
per la notte precedente e per quella stessa notte. 
Il riassunto totale di camere contrattualizzate è il seguente dunque:


          16/04/15
          17/04/15
          18/04/15
Singole
                 5
                15
                 5
Doppie
                30
                40
                40
Triple
                10
                15
                10
Quadruple
                 5
                10
                 5
tot. Roomnights
                50
                80
                60

mentre il riassunto delle camere in opzione è dunque:


                15/04/15
                16/04/15
Singole
                       5
                      10
Doppie
                      30
                      10
Triple
                      10
                       5
Quadruple
                       5
                       5
tot. Roomnights
                      50
                      30

queste camere in opzione potranno essere dunque aggiunte al contingente
di quelle già contrattualizzate nel caso servissero.

Anche l'opzione per queste ulteriori camere scade il 21 Gennaio, quindi
contestualmente a quella per gli spazi meeting.

Riguardo al catering ho pattuito una cifra leggermente più alta
dell'anno passato (1€ in più a persona) per il coffee break ma con
l'obbligo per la struttura di quantità molto più elevate (nessuno dovrà
restare a bocca asciutta o dover correre per accaparrarsi qualcosa al
coffee break!) e di tipi di cibarie più fresche (schiacciate et simili
ad esempio) a scapito di biscotteria secca ma più costosa (e quindi che
incideva alla fine sul costo e sulle quantità).

Spero di aver fatto bene ma visto le critiche a riguardo dell'ultimo
PyCon mi sono sentito libero di contrattare questo aspetto del
catering! :)

Un saluto a tutti,
Matteo
-- 

Matteo Benci
Event Set Up and Coordination
PyconIT
Develer
tel: +39 055 3984627 ext. 234
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