[Python] Software per archiviazione documentale e digitale

Attilio Menegon attilio.menegon a tecnoemmesnc.it
Sab 4 Dic 2021 17:24:20 CET


Salve a tutti,

vista la vasta esperienza dei partecipanti alla lista nei vari settori,

mi è occorso decidere di chiedere un consiglio su quale software
utilizzereste per gestire l’archiviazione di documentazione di progetto.

Probabilmente l’argomento è off topic, ma la lista è “dormiente” e quindi
magari una cosa fuori tema può stimolare il confronto.

Ho la necessità di gestire dei fascicoli tecnici relativi alle pratiche di
prevenzione incendi di alcune aziende.

In questi fascicoli andranno raccolti e catalogati:

Progetti, Certificazioni  di impianti e/o materiali, dichiarazioni di
conformità (DICO), dichiarazioni di rispondenza (DIRI), prove di laboratorio
su materiali, foto, ecc., ecc.

Per l’archiviazione in digitale la tipologia di files varia dai pdf,
pdf.p7m, doc , docx, DWG, DXF, e i vari formati fotografici.

Quindi servirebbe un software che permette l’organizzazione relazionale tra
i documenti al fine di catalogarli, e al tempo stesso che fosse in grado di
lanciare i software per la visualizzazione. Esempio se decido di aprire un
dwg, me lo apre con il dwgviever di autodesck, un pdf con acrobat, così via.

Non sono espero della materia e quindi non sono al corrente di eventuali
soluzioni già disponibili sul mercato. Nell’eventualità non ci sia niente di
pronto è fattibile creare un qualcosa adatto a ciò o è meglio abbandonare
l’idea?

 

Ho parecchi dubbi sull’argomento!

Per dire: anche la modalità di organizzare della catalogazione è tutta un
dire.

Visto che queste aziende hanno a volte più sedi, composte da diversi
edifici, e che il lavoro di archiviazione non si conclude con la chiusura
della pratica, ma bensì deve proseguire nel tempo a divenire inserendo i
nuovi documenti relativi agli  interventi che vengono avanti nei mesi o alle
modifiche o integrazioni di quelli già eseguiti (esempio i controlli di
manutenzione o le verifiche di impianto). Per tali problematiche avevo
pensato alla soluzione di tipo “enciclopedia” in cui alla fine del lavoro di
archiviazione avrò un n. X  di faldoni contenenti i documenti ordinati nel
modo prestabilito, poi negli anni a divenire avrò il faldone n. x+1,  poi a
saturazione X+2, ecc.  con dento gli interventi in ordine cronologico ma
organizzati sempre con la stessa modalità di codifica.

Visto che c’è la necessità di avere anche la documentazione cartacea, avevo
pensato di codificare e archiviare i vari documenti in dei faldoni o
quadernoni ad anelli,  raccogliendoli per sede ed edificio e poi
suddividendoli gli interventi in Gruppi / Categorie / n. intervento/n.
documento  e poi nel documento di sintesi (elenco) riportare il  richiamo
(codifica, descrizione sintetica data intervento).

All’interno dell’ contenitore “ n. intervento” ci andranno tutti i file
relativi a quella lavorazione o materiale o impianto. 

 

Pensavo che tutta la gestione si potrebbe fare con un database relazionale
tipo Access e puntare ai documenti da una tabella mediante un campo che
contiene il percorso di rete del documento.

 

Che ne pensate?  

 

Questo è un esempio che ho realizzato mentre riflettevo sulla sul problema: 

 

A  =    Sede 1

 

E1  =     Edificio 1

1 Impianti       Gruppo 1

A            Impianto elettrico                          F1 = Faldone 1
A= Categoria dell’intervento;

1             DIRI Bortot relativa a


del 

.                                Intervento          A1
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A1);

2             DICO Pradal relativa a
..
del 

                                 Intervento          A2
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A2);

              3             intervento relativo a

.
del 

.                                Intervento          A3
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A3);

              4             intervento relativo a..
.
del 

.                                Intervento          A4
esempio codifica (F1.A.E1.G1.A4);

                

B            Impianto rivelazione incendi      Faldone 1
Categoria B;

1             DICO impianto segnalazione manuale                   del

.
Intervento          B1                esempio codifica (F1.A.E1.G1.B1);

2             DICO Ghin integrazione sensori..                           del


                                 Intervento          B2
esempio codifica (F1.A.E1.G1.B2);

              3             intervento relativo a

.
del 

.                                 Intervento          B3
esempio codifica (F1.A.E1.G1.B3);

              4             intervento relativo a..
.
del 

.                                 Intervento          B4;
esempio codifica (F1.A.E1.G1.B4);

 
Faldone 13

              10           intervento relativo a integrazione 
.      del
(gg/mm/2030)          Intervento          B5;                esempio
codifica (F13.A.E1.G1.B5);

 

 

C             Impianto distribuzione Gas         Faldone 2
Categoria C;

1             DICO impianto iniziale
del

.                                 Intervento          C1
esempio codifica (F2.A.E1.G1.C1);

2             DICO allacciamento xxxxx..
del 

                                 Intervento          C2
esempio codifica (F2.A.E1.G1.C2);

 

 

Faldone 13

                8             intervento relativo a integrazione 
.
del (gg/mm/2030)          Intervento          C8                esempio
codifica (F13.A.E1.G1.C8);

 

 

D             Impianto Climatizzazione             Faldone 2
Categoria D;

1             DICO impianto iniziale
del

.                                 Intervento          D1
esempio codifica (F2.A.E1.G1.D1);

2             DICO sostituzione Generatori
.
del 

                                 Intervento          D2
esempio codifica (F2.A.E1.G1.D2);

 

2 Materiali da costruzione           Gruppo 2

A             Struttura in CLS                Faldone 3            Categoria
A;

1             Struttura 1 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          A1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A1);

2             Struttura 2 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          A2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A2);

3             Struttura 3 R30 realizzazione
del

.                                 Intervento          A3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A3);

4             Struttura 4 R120 riqualificazione
del

.                                 Intervento          A4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.A4);

 

 

B             Struttura in Acciaio         Faldone 3            Categoria
B;

1             Struttura 1 R30 realizzazione
del

.                                 Intervento          B1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B1);

2             Struttura 2 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          B2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B2);

3             Struttura 2 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          B3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B3);

4             Struttura 2 R60 riqualificazione
del

.                                 Intervento          B4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.B4);

 

C             Pareti REI                            Faldone 4
Categoria  C;

1             Parete tipo M1
del

.                                 Intervento          C1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C1);

2             Parete tipo M2
del

.                                 Intervento          C2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C2);

3             Parete tipo M3
del

.                                 Intervento          C3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C3);

4             Riqualificazione Parete M5
del

.                                 Intervento          C4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.C4);

 

D             Rivestimenti                      Faldone 4
Categoria  D;

1             Rivestimento R1
del

.                                 Intervento          D1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D1);

2             Rivestimento R2
del

.                                 Intervento          D2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D2);

3             Rivestimento R3
del

.                                 Intervento          D3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D3);

4             Rivestimento R4
del

.                                 Intervento          D4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.D4);

Faldone 14         Categoria  D

5             Teli decorativi R5
del gg/mm/2032              Intervento          D5                 esempio
codifica (F14.A.E1.G2.D5);

 

E              Porte e portoni REI

1             Porte REI intervento xxxx
del

.                                 Intervento          E1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E1);

2             Porte REI intervento yyyy
del

.                                 Intervento          E2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E2);

3             Portoni REI esistenti
del

.                                 Intervento          E3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E3);

4             Maniglioni installazione
del

.                                 Intervento          E4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.E4);

 

F              Porte Uscita Sicurezza

1             Porte US esistenti al rrrrr
del

.                                 Intervento          F1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F1);

1             Porte US intervento xxxx
del

.                                 Intervento          F1
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F1);

2             Porte US intervento yyyy
del

.                                 Intervento          F2
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F2);

3             Porte Uscite di sicurezza
del

.                                 Intervento          F3
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F3);

4             Maniglioni intervento
del

.                                 Intervento          F4
esempio codifica (F3.A.E1.G2.F4);

 

 

 

E2       Edificio 2

1 Impianti       Gruppo 1

A             Impianto elettrico                           Faldone 1
Categoria  A;

1             DIRI Bortot relativa a


del 

.                                Intervento          A1
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A1);

2             DICO Pradal relativa a
..
del 

                                 Intervento          A2
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A2);

               3             intervento relativo a

.
del 

.                                Intervento          A3
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A3);

               4             intervento relativo a..
.
del 

.                                Intervento          A4
esempio codifica (F1.A.E2.G1.A4);

                

B             Impianto rivelazione incendi      Faldone 1
Categoria B;

1             DICO impianto segnalazione manuale                    del

.
Intervento          B1                esempio codifica (F1.A.E2.G1.B1);

2             DICO Ghin integrazione sensori..                           del


                                 Intervento          B2
esempio codifica (F1.A.E2.G1.B2);

              3             intervento relativo a

.
del 

.                                 Intervento          B3
esempio codifica (F1.A.E2.G1.B3);

              4             intervento relativo a..
.
del 

.                                 Intervento          B4;
esempio codifica (F1.A.E2.G1.B4);

              

                                                                Faldone 13

              10           intervento relativo a integrazione 
.
del (gg/mm/2030)                         Intervento          B5;
esempio codifica (F13.A.E2.G1.B5);

 

 

C             Impianto distribuzione Gas         Faldone 2
Categoria C;

1             DICO impianto iniziale
del

.                                 Intervento          C1
esempio codifica (F2.A.E2.G1.C1);

2             DICO allacciamento xxxxx..
del 

                                 Intervento          C2
esempio codifica (F2.A.E2.G1.C2);

 

Faldone 12

               5             intervento relativo a integrazione 
.
Del (gg/mm/2030)          Intervento          C5                esempio
codifica (F12.A.E2.G1.C5);

 

 

D             Impianto Climatizzazione             Faldone 2
Categoria D;

1             DICO impianto iniziale
del

.                                 Intervento          D1
esempio codifica (F2.A.E2.G1.D1);

2             DICO sostituzione Generatori
.                             del


                                 Intervento          D2
esempio codifica (F2.A.E2.G1.D2);

 

2 Materiali da costruzione           Gruppo 2

A             Struttura in CLS                Faldone 3            Categoria
A;

1             Struttura 1 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          A1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A1);

2             Struttura 2 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          A2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A2);

3             Struttura 3 R30 realizzazione
del

.                                 Intervento          A3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A3);

4             Struttura 4 R120 riqualificazione
del

.                                 Intervento          A4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.A4);

 

 

B             Struttura in Acciaio         Faldone 3            Categoria
B;

1             Struttura 1 R30 realizzazione
del

.                                 Intervento          B1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B1);

2             Struttura 2 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          B2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B2);

3             Struttura 2 R15 realizzazione
del

.                                 Intervento          B3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B3);

4             Struttura 2 R60 riqualificazione
del

.                                 Intervento          B4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.B4);

 

C             Pareti REI                            Faldone 4
Categoria  C;

1             Parete tipo M1
del

.                                 Intervento          C1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C1);

2             Parete tipo M2
del

.                                 Intervento          C2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C2);

3             Parete tipo M3
del

.                                 Intervento          C3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C3);

4             Riqualificazione Parete M5
del

.                                 Intervento          C4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.C4);

 

D             Rivestimenti                      Faldone 4
Categoria  D;

1             Rivestimento R1
del

.                                 Intervento          D1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D1);

2             Rivestimento R2
del

.                                 Intervento          D2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D2);

3             Rivestimento R3
del

.                                 Intervento          D3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D3);

4             Rivestimento R4
del

.                                 Intervento          D4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.D4);

Faldone 14         Categoria  D

5             Teli decorativi R5
del gg/mm/2032              Intervento          D5                 esempio
codifica (F14.A.E2.G2.D5);

 

E              Porte e portoni REI

1             Porte REI intervento xxxx
del

.                                 Intervento          E1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E1);

2             Porte REI intervento yyyy
del

.                                 Intervento          E2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E2);

3             Portoni REI esistenti
del

.                                 Intervento          E3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E3);

4             Maniglioni installazione
del

.                                 Intervento          E4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.E4);

 

F              Porte Uscita Sicurezza

1             Porte US esistenti al rrrrr
del

.                                 Intervento          F1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F1);

1             Porte US intervento xxxx
del

.                                 Intervento          F1
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F1);

2             Porte US intervento yyyy
del

.                                 Intervento          F2
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F2);

3             Porte Uscite di sicurezza
del

.                                 Intervento          F3
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F3);

4             Maniglioni intervento
del

.                                 Intervento          F4
esempio codifica (F3.A.E2.G2.F4);

 

Faldone 14

5             Sostituzione martinetto porta CT             del gg/mm/2035
Intervento          F5                esempio codifica (F14.A.E2.G2.F5);

 

Pensavo che tutta la gestione si potrebbe fare con un database relazionale
tipo Access e aggiungere i link ai file documento.   

 

Grazie a tutti per l’attenzione che mi avrete concesso.

 

 

Attilio Menegon

 

 

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