[Pycon] Recap status PyCon Otto e call for volunteers

Lun 14 Nov 2016 12:43:06 CET

Ciao a tutti,
come CoderDojo Firenze saremmo disponibili per organizzare un coderdojo nei
giorni della pyCon.

Potrebbe essere interessante proporre qualcosa anche per gli studenti degli
Istituti Tecnici Informatici: una competition con in premio biglietti di
ingresso oppure anche se, un po' più complicato, farli collaborare
attivamente attraverso la modalità Alternanza Scuola Lavoro

Personalmente sono disponibile a collaborare in questi ambiti

Parte ufficiale: per EuroPython è necessario creare almeno una pagina
wiki...

Pagine Speaker/Sponsor...

Quest'anno la parte maggiore del lavoro spetta a chi si occuperà della
comunicazione...

Giulia

Il giorno 14 novembre 2016 10:02, Simone Basso <simone.basso1990 a gmail.com>
ha scritto:

>
>
> Il gio 10 nov 2016, 16:59 Matteo Benci <matteo a pycon.it> ha scritto:
>
>> Salve a tutti,
>> sarà una mail abbastanza lunga ma *vi prego di cercare di arrivare in
>> fondo e di dare un feedback attivo alla discussione* perché è abbastanza
>> importante.
>>
>> Prima di tutto ecco una rapida overview sullo status delle cose per PyCon
>> Otto:
>>
>> *- Le date:*
>> Le date seguiranno in maniera abbastanza pedissequa quelle di PyCon
>> Sette. Abbiamo visto che ora funzionano e se riusciamo a stare nelle
>> deadlines i tempi sono abbastanza equilibrati.
>> Quindi:
>> 1/12/16: Apertura Early Bird e CFP
>> 10/1/17: Chiusura CFP
>> 20/1/17: Posticipo chiusura CFP
>> 21-31/1/17: Community Voting
>> 31/1/17: chiusura Early Bird
>> 1/2/17: apertura Regular Fare
>> 1-3/2/17: Pubblicazione schedule
>> 31/3/17: chiusura Regular Fare
>> 1/4/17: apertura On-desk
>> 6-9/4/17: PyCon Otto
>>
>> *- Biglietti:*
>> I biglietti avranno i costi quasi identici all'anno passato, a parte
>> pochissimi leggerissimi rincari:
>>
>> Descrizione Biglietto PyCon Sette (ivato) Biglietto PyCon Otto (ivato)
>> Early Stu € 50,00 € 50,00
>> Late Stu € 70,00 € 70,00
>> Early azienda € 140,00 € 150,00
>> Regular azienda € 190,00 € 200,00
>> Early privato € 90,00 € 100,00
>> Regular privato € 120,00 € 120,00
>> On Desk privato € 200,00 € 200,00
>> On Desk azienda € 250,00 € 250,00
>>
>> Sto setuppando tutto il backend per la nuova conferenza e non ci
>> dovrebbero essere problemi per la parte tecnica. Per quanto riguarda i
>> biglietti avremo una collaborazione con DjangoCon, più avanti i dettagli.
>>
>>
>> *- Le camere:*
>> Anche quest'anno abbiamo un accordo come quello dell'anno scorso con il
>> Mediterraneo per le camere, quindi scaglioni a tagliare via via camere
>> invendute in modo da non farci restare camere vuote sul groppone da pagare.
>> L'anno scorso ha funzionato tutto bene quindi abbiamo riutilizzato la
>> stessa formula mettendo un po' più di camere a disposizione, questi gli
>> scaglioni previsti:
>>
>> Camere Doppia Uso Singola 30
>> Camere Doppia Uso Singola prezzo per persona € 90,00
>> Camere Doppia 50
>> Camere Doppia prezzo per persona € 55,00
>> Camere Tripla 15
>> Camere Tripla per persona € 43,00
>> Camere Quadrupla 5
>> Camere Quadrupla per persona € 37,50
>>
>> Numero Camere: 100
>> release di 40 camere sul contingente camere iniziale se non vendute.
>> Dal 10/01/2017 al 7/02/2017 contingente riservato: 60
>> release di 30 camere sul contingente camere al 7/02/2017 se non vendute.
>> Dal 8/02/2017 al 6/03/2017 contingente riservato: 30
>> release di 15 camere sul contingente camere al 6/03/2017 se non vendute.
>> Dal 7/03/2017 al 25/03/2017 contingente riservato: 15
>>
>>
>> *- Spazi e conferenza:*
>>
>> Quest'anno avremo anche le sale della parte al primo piano del centro
>> congresso. In pratica come EuroPython a Firenze. Per un totale di circa 240
>> posti in più comodi totali. Inoltre abbiamo prenotato per un giorno in più
>> (giovedì 6 aprile).
>> Già deciso è che la mattina del 6 aprile faremo allestimento ed ultimi
>> test (i test tecnici, soprattutto A/V eventualmente li faremo nei giorni
>> precedenti per sicurezza). Dunque il pomeriggio del 6 Aprile faremo un
>> welcome ed inizieremo a lavorare magari con interventi introduttivi e
>> workshop di livello più basso (coderdojo? università?) per lasciare magari
>> le cose più 'succose' ai giorni seguenti che saranno più problematici da
>> seguire per chi viene da lontano o deve prendere ferie (un venerdì è un
>> conto, anche il giovedì per mezza giornata è già più pesante)
>>
>>
>> *- Cose da fare abbastanza urgentemente:*
>>
>> Parte grafica: in questo ci aiuteranno di nuovo il buon Guido e Nephila.
>> Come dicevo ieri sera abbiamo vagliato un paio di proposte grafiche che
>> abbiamo richiesto in questo periodo di persone nuove che però non sono
>> piaciute molto e sono state ritenute in primis da Mena inadeguate al
>> livello della conferenza. per questo abbiamo richiesto l'aiuto di Nephila
>> nella persona di Guido, che ha realizzato le parti grafiche delle ultime
>> due edizioni; Iacopo mi ha confermato che a livello di tempi ed impegni non
>> ci saranno problemi per lui per realizzare tutto entro fine novembre, in
>> modo da poter mettere online il sito con grafiche e logo nuovi per l'inizio
>> del CFP e dei biglietti early.
>>
>> Parte tecnica: c'è da ripassare un po' il sito per verificare che
>> funzioni tutto. Alcuni bug sono ancora presenti e noti dall'anno passato
>> (vedi quello per la vendita delle quadruple) e non ancora risolti. C'è la
>> comoda board di trello per quello. A livello di sito non ci saranno grossi
>> cambiamenti quest'anno quindi ci sarà bisogno di un paio di persone che
>> seguano i fix relativi alle nuove grafiche e qualche altra cosina che
>> potrebbe servire in corso d'opera, niente di troppo impegnativo o
>> travolgente ecco.
>>
>> Parte ufficiale: per EuroPython è necessario creare almeno una pagina
>> wiki dell'Associazione, per far si che chi comprerà biglietti da noi per
>> EP2017 sia tranquillo e possa cercare reference a riguardo, Vanno inserite
>> un minimo di bio, contatti, cose fatte in passato, cose che faremo in
>> futuro. Inoltre vanno scelti due indirizzi mail per le comunicazioni
>> ufficiali fra EuroPythonSociety e Python Italia; le comunicazioni inviate
>> dalla EPS a questi indirizzi dovranno avere risposta entro 7gg massimo.
>>
>>
>> *- Cose nuove e proposte per la nuova conferenza:*
>>
>> Startup Competition: a breve dovrei sentirmi con Andrea Grandi di Startup
>> Saturday perché vorrei che quest'anno la cosa si riconfermasse ed anzi ci
>> fosse ancora più richiamo. Collaboreremo con DjangoCon a riguardo a questo,
>> più avanti vi spiegherò meglio come.
>>
>> Pagine Speaker/Sponsor: vorrei che sul sito ogni speaker avesse una
>> paginetta con BIO/contatti/interventi precedenti tenuti a PyCon Italia o in
>> altre conferenze e tutti i link del caso. Stessa cosa per gli sponsor:
>> quest'anno nessuno, nemmeno chi l'aveva pagato, ha utilizzato il servizio
>> di mailing per il recruiting. Quindi forse non serve o non è richiesto.
>> Come ad EuroPython pensavo quindi che potrebbe essere più utile dedicare
>> una paginetta agli sponsor con una breve intro di chi sono, cosa fanno,
>> cosa cercano e contatto per il recruiting diretto.
>>
>> Nuovi tagli di sponsorizzazione: come stanno facendo i ragazzi di
>> DjangoCon sarebbe carino creare dei tagli sponsorship più variegati. Ad
>> esempio, oltre che per i vari gadget che possiamo avere (lacciocollo, bag,
>> etc) anche per gli eventi che organizziamo (cocktail, pybirra, pyfiorentina)
>>
>> Più caratterizzazione per i veri supporter: maglietta 'speciale' per gli
>> Early supporters (chi compra early bird) o magari dei gadget diversi
>> (lanyard dorato? cose così ecco!)
>>
>> Più iniziative per la diversity: sto cercando di contattare (come feci
>> già l'anno passato senza successo) PyLadies, ed anche Women Techmakers per
>> cercare di avere più proposte di speaker donne e per fare comunicazione
>> anche nei canali più dedicati e cercare quindi di rendere la nostra
>> conferenza più women-friendly.
>>
>> Keynoter: sarebbe bellissimo avere un'altro/a superstar keynoter, oltre
>> al nostro graditissimo ed eterno Alex che provvederò a reinvitare
>> personalmente asap, in modo da avere un keynote globale il venerdì ed uno
>> il sabato, oltre ai vari keynote delle singole tracks.
>>
>>
>> *- Associazione:*
>>
>> Anche quest'anno faremo l'assemblea associativa il giovedì sera, visto
>> che abbiamo già gli spazi. L'idea è quella PRIMA di arrivare alla assemblea
>> di stabilire un modus operandi e delle procedure per la
>> gestione/registrazione dei soci (la Frà si occuperà poi di tenerlo in
>> ordine). Oltre a questo credo che sia il caso di ridiscutere e decidere se
>> rieleggere nuove cariche associative (presidente/i, tesoriere, segretario,
>> etc) e nel caso votarle.
>>
>>
>> *- Collaborazione con DjangoCon Europe:*
>>
>> Come molti già sapranno quest'anno ci sarà DjangoCon Europe a Firenze,
>> nei giorni immediatamente precedenti PyCon Italia Otto. Si stanno occupando
>> dell'organizzazione i ragazzi di Nephila e per questo stiamo appunto
>> parlando di collaborare in vari modi. Principalmente i talk che verranno
>> proposti durante la CFP di DjangoCon hanno la possibilità di spuntare un
>> box per essere poi inoltrati anche per la CFP di PyConIT. Noi potremmo fare
>> la stessa cosa anche se purtroppo i periodi di CFP non si sovrappongono
>> esattamente poiché quello di DjangoCon è già iniziato e terminerà il 31
>> dicembe mentre il nostro deve ancora iniziare e terminerà a fine gennaio
>> (date specificate precedentemente). Per questo Carlo ieri in call aveva
>> suggerito di procedere in maniera personale contattando gli speaker che
>> propongono dei paper interessanti anche per DjangoCon e indirizzarli
>> personalmente a fare la proposta invece che lasciare la cosa ad un box
>> molto impersonale e poco esplicativo magari. Discutiamo un attimo su questa
>> cosa che nel caso il box andrebbe inserito dall'apertura del nostro CFP.
>> Altrimenti si occuperà Carlo personalmente di parlare con gli speaker ed
>> indirizzarli anche a DjangoCon appunto.
>> L'altra cosa per cui collaboreremo è sui biglietti: in pratica chi
>> acquisterà un biglietto di una qualsiasi delle due conferenze avrà uno
>> sconto sull'acquisto dell'altro biglietto (si era parlato di un 10% se non
>> ricordo male). Nello specifico siamo rimasti d'accordo con Iacopo che
>> gestiremo la cosa manualmente; in pratica nella mail di conferma del
>> biglietto inseriremo questa opzione e chi vorrà si rivolgerà alla
>> organizzazione della conferenza di cui ha acquistato il biglietto che
>> verificherà e provvederà a richiedere allo staff dell'altra conferenza un
>> codice sconto valido da inoltrare poi all'utente che l'ha richiesto. In
>> questo modo avremo sempre una doppia verifica ed anche se ci sarà un po' di
>> lavoro manuale in più sarà veramente poco (secondo me qualche decina di
>> persone).
>>
>>
>> *- Metodi di lavoro: *
>>
>> Quest'anno vorrei che ci fossero un po' più di responsabilità delegate
>> fra gli organizzatori. Un po' come funziona ad EP vorrei formare dei gruppi
>> di lavoro che si autogestiscano e per i quali ci sia un responsabile che si
>> occupi di tenere d'occhio task e deadlines.
>> I gruppi di lavoro saranno:
>>
>> .web/tecnico (Simone Basso tu ci saresti per questo? DVD anche per
>> piccole cose..? Pat?)
>>
>
> Certo Matte! Se posso dare una mano ci sono volentieri!
>
> .comunicazione (Pat?)
>> .helpdesk/admin (Io e Carlo siamo sempre perennemente attivi qui, non
>> dispiacerebbe avere un'altra persona comunque)
>> .speaker/volontari (per i volontari in conferenza ho già
>> l'autocandidatura di Duplo, e gli ho appena chiesto se gli piacerebbe
>> seguire anche la parte relativa ai contatti con gli speaker, istruzioni
>> agli speaker etc, che ci è mancata un po' quest'anno. Lo devo corrompere
>> con un po' di birre ma credo che si possa definire probabile come cosa :)
>> Però oltre a a lui servono almeno un paio di persone che gli diano una
>> mano. Chiaramente questo gruppo di lavoro inizierebbe la sua attività dopo
>> la pubblicazione del programma e fino a fine conferenza)
>>
>>
>> *- Comunicazione:*
>>
>> Quest'anno la parte maggiore del lavoro spetta a chi si occuperà della
>> comunicazione. Servono contenuti, tenici e marketing, servono idee, servono
>> persone che fisicamente condividano e pubblichino tutto. Serve un team di
>> almeno 4-5 persone attive fra cui un responsabile che si occupi di seguire
>> tutto, di gestire il piano editoriale e di tenere d'occhio le deadlines
>> insieme a me. Mena non potrà farlo quest'anno perché sommersa dal lavoro e
>> farà parte molto marginalmente del team, quindi forza, fatevi sotto.
>>
>>
>> *Per finire, ma non meno importante: RECLUTAMENTO.*
>>
>> Servono persone che collaborino. Lo dico apertamente a tutti, ieri sera
>> in call eravamo in 6 e questo è un problema. Quest'anno ci sarà anche
>> EuroPython e le energie di molti saranno divise anche su questo grande
>> appuntamento (io, Mena, Christian, Patrick, Valerio, per dirne alcuni),
>> senza contare che già da un paio d'anni molti degli storici fondatori e
>> collaboratori di Python Italia e PyCon IT hanno dovuto per vari motivi
>> distogliere un po' di attenzione da questa organizzazione, quindi è
>> NECESSARIO, che ci siano persone nuove e magari con un po' di entusiasmo
>> che ci affianchino e ci aiutino attivamente per la gestione e
>> l'organizzazione di PyCon Otto. L'anno scorso abbiamo fatto un grande
>> successo che ci ha permesso di accrescere ancora la nostra reputazione
>> anche e soprattutto internazionalmente. Abbiamo fatto la metà delle
>> presenze di EuroPython praticamente e sappiamo che molti torneranno a PyCon
>> Italia, nonostante DjangoCon e nonostante EuroPython e non possiamo mollare
>> ora la presa perché il tonfo sarebbe ancora più doloroso visto che siamo
>> molto in alto. Nessuno si aspetta di ripetere i numeri di presenze
>> dell'anno passato ma è fondamentale che si faccia comunque tutto il
>> possibile per garantire a chi verrà la migliore delle esperienze. Abbiamo
>> il tempo, i fondi e le idee, ci serve solo un po' di manodopera e di
>> energie.
>>
>> Per questo vi chiedo di cercare di convogliare, coinvolgere, diffondere,
>> parlare. Parlate con i vostri amici, con le altre persone della community,
>> con i ragazzi che hanno creato e popolano i canali slack, con quelli dei
>> meetup.
>>
>>
>> E con questo è finito il papiro.
>> Ciao a tutti e scusate per la mail "leggermente" prolissa :D
>> Mat
>>
>>
>> --
>> [image: logo]
>>
>>
>>
>> *Matteo Benci*
>>
>>
>>
>>
>> * Event Set-Up & Coordinator PyCon Sette | Florence | April 15-17, 2016
>> web: pycon.it <http://www.pycon.it> | facebook.com/pyconitalia
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