[Pycon] Recap status PyCon Otto e call for volunteers

[Marco Beri]

Io mi sento chiamato in causa, in quanto "storico fondatore e collaboratore
di Python Italia e PyCon IT che ha dovuto per vari motivi distogliere un
po' di attenzione da questa organizzazione".

Per questo motivo ho mandato una mail a una persona che in passato ha
mostrato interesse a far parte dell'organizzazione e, purtroppo, non c'è
riuscita non per sua volontà.

Spero di riuscire questa volta a farlo salire a bordo :-)

Ciao.
Marco.

2016-11-10 16:59 GMT+01:00 Matteo Benci <matteo a pycon.it>:

> Salve a tutti,
> sarà una mail abbastanza lunga ma *vi prego di cercare di arrivare in
> fondo e di dare un feedback attivo alla discussione* perché è abbastanza
> importante.
>
> Prima di tutto ecco una rapida overview sullo status delle cose per PyCon
> Otto:
>
> *- Le date:*
> Le date seguiranno in maniera abbastanza pedissequa quelle di PyCon Sette.
> Abbiamo visto che ora funzionano e se riusciamo a stare nelle deadlines i
> tempi sono abbastanza equilibrati.
> Quindi:
> 1/12/16: Apertura Early Bird e CFP
> 10/1/17: Chiusura CFP
> 20/1/17: Posticipo chiusura CFP
> 21-31/1/17: Community Voting
> 31/1/17: chiusura Early Bird
> 1/2/17: apertura Regular Fare
> 1-3/2/17: Pubblicazione schedule
> 31/3/17: chiusura Regular Fare
> 1/4/17: apertura On-desk
> 6-9/4/17: PyCon Otto
>
> *- Biglietti:*
> I biglietti avranno i costi quasi identici all'anno passato, a parte
> pochissimi leggerissimi rincari:
>
> Descrizione Biglietto PyCon Sette (ivato) Biglietto PyCon Otto (ivato)
> Early Stu € 50,00 € 50,00
> Late Stu € 70,00 € 70,00
> Early azienda € 140,00 € 150,00
> Regular azienda € 190,00 € 200,00
> Early privato € 90,00 € 100,00
> Regular privato € 120,00 € 120,00
> On Desk privato € 200,00 € 200,00
> On Desk azienda € 250,00 € 250,00
>
> Sto setuppando tutto il backend per la nuova conferenza e non ci
> dovrebbero essere problemi per la parte tecnica. Per quanto riguarda i
> biglietti avremo una collaborazione con DjangoCon, più avanti i dettagli.
>
>
> *- Le camere:*
> Anche quest'anno abbiamo un accordo come quello dell'anno scorso con il
> Mediterraneo per le camere, quindi scaglioni a tagliare via via camere
> invendute in modo da non farci restare camere vuote sul groppone da pagare.
> L'anno scorso ha funzionato tutto bene quindi abbiamo riutilizzato la
> stessa formula mettendo un po' più di camere a disposizione, questi gli
> scaglioni previsti:
>
> Camere Doppia Uso Singola 30
> Camere Doppia Uso Singola prezzo per persona € 90,00
> Camere Doppia 50
> Camere Doppia prezzo per persona € 55,00
> Camere Tripla 15
> Camere Tripla per persona € 43,00
> Camere Quadrupla 5
> Camere Quadrupla per persona € 37,50
>
> Numero Camere: 100
> release di 40 camere sul contingente camere iniziale se non vendute.
> Dal 10/01/2017 al 7/02/2017 contingente riservato: 60
> release di 30 camere sul contingente camere al 7/02/2017 se non vendute.
> Dal 8/02/2017 al 6/03/2017 contingente riservato: 30
> release di 15 camere sul contingente camere al 6/03/2017 se non vendute.
> Dal 7/03/2017 al 25/03/2017 contingente riservato: 15
>
>
> *- Spazi e conferenza:*
>
> Quest'anno avremo anche le sale della parte al primo piano del centro
> congresso. In pratica come EuroPython a Firenze. Per un totale di circa 240
> posti in più comodi totali. Inoltre abbiamo prenotato per un giorno in più
> (giovedì 6 aprile).
> Già deciso è che la mattina del 6 aprile faremo allestimento ed ultimi
> test (i test tecnici, soprattutto A/V eventualmente li faremo nei giorni
> precedenti per sicurezza). Dunque il pomeriggio del 6 Aprile faremo un
> welcome ed inizieremo a lavorare magari con interventi introduttivi e
> workshop di livello più basso (coderdojo? università?) per lasciare magari
> le cose più 'succose' ai giorni seguenti che saranno più problematici da
> seguire per chi viene da lontano o deve prendere ferie (un venerdì è un
> conto, anche il giovedì per mezza giornata è già più pesante)
>
>
> *- Cose da fare abbastanza urgentemente:*
>
> Parte grafica: in questo ci aiuteranno di nuovo il buon Guido e Nephila.
> Come dicevo ieri sera abbiamo vagliato un paio di proposte grafiche che
> abbiamo richiesto in questo periodo di persone nuove che però non sono
> piaciute molto e sono state ritenute in primis da Mena inadeguate al
> livello della conferenza. per questo abbiamo richiesto l'aiuto di Nephila
> nella persona di Guido, che ha realizzato le parti grafiche delle ultime
> due edizioni; Iacopo mi ha confermato che a livello di tempi ed impegni non
> ci saranno problemi per lui per realizzare tutto entro fine novembre, in
> modo da poter mettere online il sito con grafiche e logo nuovi per l'inizio
> del CFP e dei biglietti early.
>
> Parte tecnica: c'è da ripassare un po' il sito per verificare che funzioni
> tutto. Alcuni bug sono ancora presenti e noti dall'anno passato (vedi
> quello per la vendita delle quadruple) e non ancora risolti. C'è la comoda
> board di trello per quello. A livello di sito non ci saranno grossi
> cambiamenti quest'anno quindi ci sarà bisogno di un paio di persone che
> seguano i fix relativi alle nuove grafiche e qualche altra cosina che
> potrebbe servire in corso d'opera, niente di troppo impegnativo o
> travolgente ecco.
>
> Parte ufficiale: per EuroPython è necessario creare almeno una pagina wiki
> dell'Associazione, per far si che chi comprerà biglietti da noi per EP2017
> sia tranquillo e possa cercare reference a riguardo, Vanno inserite un
> minimo di bio, contatti, cose fatte in passato, cose che faremo in futuro.
> Inoltre vanno scelti due indirizzi mail per le comunicazioni ufficiali fra
> EuroPythonSociety e Python Italia; le comunicazioni inviate dalla EPS a
> questi indirizzi dovranno avere risposta entro 7gg massimo.
>
>
> *- Cose nuove e proposte per la nuova conferenza:*
>
> Startup Competition: a breve dovrei sentirmi con Andrea Grandi di Startup
> Saturday perché vorrei che quest'anno la cosa si riconfermasse ed anzi ci
> fosse ancora più richiamo. Collaboreremo con DjangoCon a riguardo a questo,
> più avanti vi spiegherò meglio come.
>
> Pagine Speaker/Sponsor: vorrei che sul sito ogni speaker avesse una
> paginetta con BIO/contatti/interventi precedenti tenuti a PyCon Italia o in
> altre conferenze e tutti i link del caso. Stessa cosa per gli sponsor:
> quest'anno nessuno, nemmeno chi l'aveva pagato, ha utilizzato il servizio
> di mailing per il recruiting. Quindi forse non serve o non è richiesto.
> Come ad EuroPython pensavo quindi che potrebbe essere più utile dedicare
> una paginetta agli sponsor con una breve intro di chi sono, cosa fanno,
> cosa cercano e contatto per il recruiting diretto.
>
> Nuovi tagli di sponsorizzazione: come stanno facendo i ragazzi di
> DjangoCon sarebbe carino creare dei tagli sponsorship più variegati. Ad
> esempio, oltre che per i vari gadget che possiamo avere (lacciocollo, bag,
> etc) anche per gli eventi che organizziamo (cocktail, pybirra, pyfiorentina)
>
> Più caratterizzazione per i veri supporter: maglietta 'speciale' per gli
> Early supporters (chi compra early bird) o magari dei gadget diversi
> (lanyard dorato? cose così ecco!)
>
> Più iniziative per la diversity: sto cercando di contattare (come feci già
> l'anno passato senza successo) PyLadies, ed anche Women Techmakers per
> cercare di avere più proposte di speaker donne e per fare comunicazione
> anche nei canali più dedicati e cercare quindi di rendere la nostra
> conferenza più women-friendly.
>
> Keynoter: sarebbe bellissimo avere un'altro/a superstar keynoter, oltre al
> nostro graditissimo ed eterno Alex che provvederò a reinvitare
> personalmente asap, in modo da avere un keynote globale il venerdì ed uno
> il sabato, oltre ai vari keynote delle singole tracks.
>
>
> *- Associazione:*
>
> Anche quest'anno faremo l'assemblea associativa il giovedì sera, visto che
> abbiamo già gli spazi. L'idea è quella PRIMA di arrivare alla assemblea di
> stabilire un modus operandi e delle procedure per la gestione/registrazione
> dei soci (la Frà si occuperà poi di tenerlo in ordine). Oltre a questo
> credo che sia il caso di ridiscutere e decidere se rieleggere nuove cariche
> associative (presidente/i, tesoriere, segretario, etc) e nel caso votarle.
>
>
> *- Collaborazione con DjangoCon Europe:*
>
> Come molti già sapranno quest'anno ci sarà DjangoCon Europe a Firenze, nei
> giorni immediatamente precedenti PyCon Italia Otto. Si stanno occupando
> dell'organizzazione i ragazzi di Nephila e per questo stiamo appunto
> parlando di collaborare in vari modi. Principalmente i talk che verranno
> proposti durante la CFP di DjangoCon hanno la possibilità di spuntare un
> box per essere poi inoltrati anche per la CFP di PyConIT. Noi potremmo fare
> la stessa cosa anche se purtroppo i periodi di CFP non si sovrappongono
> esattamente poiché quello di DjangoCon è già iniziato e terminerà il 31
> dicembe mentre il nostro deve ancora iniziare e terminerà a fine gennaio
> (date specificate precedentemente). Per questo Carlo ieri in call aveva
> suggerito di procedere in maniera personale contattando gli speaker che
> propongono dei paper interessanti anche per DjangoCon e indirizzarli
> personalmente a fare la proposta invece che lasciare la cosa ad un box
> molto impersonale e poco esplicativo magari. Discutiamo un attimo su questa
> cosa che nel caso il box andrebbe inserito dall'apertura del nostro CFP.
> Altrimenti si occuperà Carlo personalmente di parlare con gli speaker ed
> indirizzarli anche a DjangoCon appunto.
> L'altra cosa per cui collaboreremo è sui biglietti: in pratica chi
> acquisterà un biglietto di una qualsiasi delle due conferenze avrà uno
> sconto sull'acquisto dell'altro biglietto (si era parlato di un 10% se non
> ricordo male). Nello specifico siamo rimasti d'accordo con Iacopo che
> gestiremo la cosa manualmente; in pratica nella mail di conferma del
> biglietto inseriremo questa opzione e chi vorrà si rivolgerà alla
> organizzazione della conferenza di cui ha acquistato il biglietto che
> verificherà e provvederà a richiedere allo staff dell'altra conferenza un
> codice sconto valido da inoltrare poi all'utente che l'ha richiesto. In
> questo modo avremo sempre una doppia verifica ed anche se ci sarà un po' di
> lavoro manuale in più sarà veramente poco (secondo me qualche decina di
> persone).
>
>
> *- Metodi di lavoro: *
>
> Quest'anno vorrei che ci fossero un po' più di responsabilità delegate fra
> gli organizzatori. Un po' come funziona ad EP vorrei formare dei gruppi di
> lavoro che si autogestiscano e per i quali ci sia un responsabile che si
> occupi di tenere d'occhio task e deadlines.
> I gruppi di lavoro saranno:
>
> .web/tecnico (Simone Basso tu ci saresti per questo? DVD anche per piccole
> cose..? Pat?)
> .comunicazione (Pat?)
> .helpdesk/admin (Io e Carlo siamo sempre perennemente attivi qui, non
> dispiacerebbe avere un'altra persona comunque)
> .speaker/volontari (per i volontari in conferenza ho già l'autocandidatura
> di Duplo, e gli ho appena chiesto se gli piacerebbe seguire anche la parte
> relativa ai contatti con gli speaker, istruzioni agli speaker etc, che ci è
> mancata un po' quest'anno. Lo devo corrompere con un po' di birre ma credo
> che si possa definire probabile come cosa :) Però oltre a a lui servono
> almeno un paio di persone che gli diano una mano. Chiaramente questo gruppo
> di lavoro inizierebbe la sua attività dopo la pubblicazione del programma e
> fino a fine conferenza)
>
>
> *- Comunicazione:*
>
> Quest'anno la parte maggiore del lavoro spetta a chi si occuperà della
> comunicazione. Servono contenuti, tenici e marketing, servono idee, servono
> persone che fisicamente condividano e pubblichino tutto. Serve un team di
> almeno 4-5 persone attive fra cui un responsabile che si occupi di seguire
> tutto, di gestire il piano editoriale e di tenere d'occhio le deadlines
> insieme a me. Mena non potrà farlo quest'anno perché sommersa dal lavoro e
> farà parte molto marginalmente del team, quindi forza, fatevi sotto.
>
>
> *Per finire, ma non meno importante: RECLUTAMENTO.*
>
> Servono persone che collaborino. Lo dico apertamente a tutti, ieri sera in
> call eravamo in 6 e questo è un problema. Quest'anno ci sarà anche
> EuroPython e le energie di molti saranno divise anche su questo grande
> appuntamento (io, Mena, Christian, Patrick, Valerio, per dirne alcuni),
> senza contare che già da un paio d'anni molti degli storici fondatori e
> collaboratori di Python Italia e PyCon IT hanno dovuto per vari motivi
> distogliere un po' di attenzione da questa organizzazione, quindi è
> NECESSARIO, che ci siano persone nuove e magari con un po' di entusiasmo
> che ci affianchino e ci aiutino attivamente per la gestione e
> l'organizzazione di PyCon Otto. L'anno scorso abbiamo fatto un grande
> successo che ci ha permesso di accrescere ancora la nostra reputazione
> anche e soprattutto internazionalmente. Abbiamo fatto la metà delle
> presenze di EuroPython praticamente e sappiamo che molti torneranno a PyCon
> Italia, nonostante DjangoCon e nonostante EuroPython e non possiamo mollare
> ora la presa perché il tonfo sarebbe ancora più doloroso visto che siamo
> molto in alto. Nessuno si aspetta di ripetere i numeri di presenze
> dell'anno passato ma è fondamentale che si faccia comunque tutto il
> possibile per garantire a chi verrà la migliore delle esperienze. Abbiamo
> il tempo, i fondi e le idee, ci serve solo un po' di manodopera e di
> energie.
>
> Per questo vi chiedo di cercare di convogliare, coinvolgere, diffondere,
> parlare. Parlate con i vostri amici, con le altre persone della community,
> con i ragazzi che hanno creato e popolano i canali slack, con quelli dei
> meetup.
>
>
> E con questo è finito il papiro.
> Ciao a tutti e scusate per la mail "leggermente" prolissa :D
> Mat
>
>
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> [image: logo]
>
>
>
> *Matteo Benci*
>
>
>
>
> * Event Set-Up & Coordinator PyCon Sette | Florence | April 15-17, 2016
> web: pycon.it <http://www.pycon.it> | facebook.com/pyconitalia
> <https://www.facebook.com/pyconitalia> Phone: +393495577593
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