[Pycon] EuroPython 2017 Budget

Ven 6 Maggio 2016 13:28:48 CEST

Riuppo la discussione!
On 18 Apr 2016 23:59, "Christian Barra" <barrachri a gmail.com> wrote:

>
>
> Il giorno 18 aprile 2016 15:43, Giovanni Bajo <giovanni a pycon.it> ha
> scritto:
>
>> 2016-04-18 12:32 GMT+02:00 Christian Barra <barrachri a gmail.com>:
>>
>>> L'utilizzo della struttura nel budget e' considerato per 5 giorni.
>>> Ho riaggiornato il budget considerando anche la HALL B per un totale di
>>> 2000 mq.
>>>
>>
>> Per quanto riguarda gli sprint, possiamo farli altrove ma sarebbe meglio
>> molto vicini per evitare di creare hurdle addizionali alla partecipazione
>> già non particolarmente nutrita. Ci sono delle location papabili vicine?
>>
>>
>
> Universita' di Milano
> Politecnico di Milano
> Spazi del Comune di Milano/Regione o altro.
>
>
>> Per esempio, è compreso allestire e disallestire le sale in vari modi
>>>> diversi (es: cambiare tra allestimento a platea e allestimento a banchi di
>>>> scuola)?
>>>>
>>>
>>> Non saprei.
>>>
>>
>> Di solito c’è da considerare un extra per avere allestimenti variabili,
>> per questo chiedo. Se abbiamo stanze in più del minimo, forse non ci serve.
>>
>
> Ok.
>
>
>>
>>
>>> E’ compreso l’utilizzo di un ampio spazio aperto come area relax, da
>>>> allestire con tavoli, sedie e ciabatte? E’ compreso l’area di noleggio del
>>>> catering / ristorante? E’ compreso lo spazio per gli sponsor?
>>>>
>>>
>>> Hai tutto lo spazio della Registration Area per quanto riguarda l'area
>>> relax, ma non ti so dire se e come e' allestita.
>>>
>>
>> OK. Ad occhio e croce servono qualcosa tipo 10 tavoli da 6 persone, con
>> ciabatte. C’è da capire se si può allestire e quanto costa, e quale area
>> adibire.
>>
>
> Chiedo.
>
>
>>
>>> L'area di noleggio del catering/sponsor non e' inclusa.
>>>
>>
>> Quindi c’è da pagare uno spazio in più che invece è riportato nei costi
>> di catering? O è ancora fuori budget?
>>
>
> Nel budget che trovi adesso con la venue a 133k e' inserito anche il costo
> della HALL (ho considerato 2000mq).
> Quindi al momento e' all'interno del budget.
>
>
>>
>>
>>> E’ compreso un guardaroba gratuito per i partecipanti (se è compreso,
>>>> con o senza personale che lo gestisce)? E’ compresa la connessione internet
>>>> gratuita per tutti i partecipanti, sia wifi sia via cavo?
>>>>
>>>>
>>> Nell'offerta e' riportato incluso per quanto riguarda il guardaroba.
>>>
>>> Registration Area on Level 1 equipped with up to a maximum of n.6 desks
>>>
>>> N.1 Cloakroom Area on Level 0(Optional)
>>>
>>> N.1 Cloakroom Area on Level 1(Optional)
>>>
>>
>>
>> Included the activation of the LAN Point Network(with up to a maximum of
>>> n.10 Point Network)
>>>
>>> Il personale non e' specificato ma credo sia da ritenersi escluso.
>>>
>>
>>
>>> Altra cosa importante nelle condizioni e' specificato che le hostess,
>>> nel caso le forniscono loro.
>>>
>>
>>> La connessione wifi e' inclusa, ma e' il servizio base:
>>>
>>> Speed: 256 Kbps per device
>>>
>>> Total bandwith: 20Mbps
>>>
>>
>> Non è sufficiente (mi stupirei in effetti se l’offerta base coprisse le
>> necessità di una conferenza tecnologica). Servono minimo 40Mbit simmetrici
>> (noi usavamo in media 30-40 in up a EuroPython con meno persone, e avevamo
>> 100Mbit di banda simmetrica con picchi di utilizzo fino a 80-90 su base
>> oraria). Inoltre sarebbe molto meglio non avere lo shaping per persona, ma
>> questo è un discorso ortogonale. Proviamo magare a sentire quanto costa
>> l’upgrade.
>>
>
>
> https://drive.google.com/open?id=0BxcsLaaVrpXOT1dfU05Yc21qNHBxNHdjRkwtWUJVR0xIMGo4
>
>
>>
>>> * Non puoi calcolare il budget IVA compresa. Devi inserire le voci IVA
>>>> compresa, poi detrarre l’IVA (potenzialmente diversa a seconda delle voci
>>>> di costo), e i conti che valgono ai fini del budget sono quelli IVA esclusa.
>>>>
>>>
>>> Questo non e' chiaro.
>>> Per la venue ho l'offerta iva esclusa, stessa cosa per il catering.
>>> Ma per i biglietti credo che i prezzi che ho indicato siano da
>>> considerarsi iva inclusa, ma non ricordo l'iva che viene applicata ai
>>> biglietti.
>>>
>>
>> I prezzi dei biglietti che hai riportato sono quelli “al pubblico”,
>> quindi IVA compresa. In Italia l’IVA sui biglietti è il 22%, quindi devi
>> considerare un 22% di incasso in meno sul prezzo del biglietto. Il catering
>> ha l’IVA al 10%, ma non so se il prezzo che hai tu è IVA compresa o IVA
>> esclusa.
>>
>> Devi aggiungere una colonna in più per ogni budget, in modo da avere i
>> prezzi con IVA e quelli senza IVA, e fare poi i totali sui prezzi senza IVA.
>>
>>
>>>> * Nella distribuzione biglietti non vedo conteggiati i costi degli
>>>> early. D’altra parte, non vedo neppure gli on-desk. Serve un po’ più
>>>> dettaglio sulla distribuzione dei biglietti tra le fasce
>>>> early/regular/on-desk.
>>>>
>>>
>>> Ok chiesto la distribuzione precisa.
>>>
>>
>> Noi facevamo diversi soldini con gli on-desk. Appena hai i numeri, li
>> confrontiamo con quelli di EP2013.
>>
>
> I numeri li trovi "Distribuzione biglietti EP2015" nel budget.
>
>>
>> * Non si sono i costi per le riprese audio-video dei talk e la
>>>> trasmissione in streaming via internet. Noi spendevamo circa €7k con una
>>>> serie di amici e fortunati eventi, se dobbiamo noleggiare un servizio
>>>> professionale da zero a milano puoi tranquillamente triplicare quel numero.
>>>> Oltre a questo, c’è una serie di acquisti una-tantum di materiale che non
>>>> ha senso noleggiare per due anni (e anche su quello aggiungerei un paio di
>>>> K). Altrimenti possiamo provare a trasferire il team riprese di Firenze
>>>> (tipo i ragazzi che c’erano questa volta, più l’accordo con il TOPIX) a
>>>> Milano, ma considerando i costi di trasferta e di noleggio materiale su
>>>> fornitori non già attivi e quindi con prezzo buono, direi di mettere circa
>>>> €14k per stare tranquilli.
>>>>
>>>
>>> Questo e' da chiedere al centro conferenze, in quanto alcuni servizi
>>> vengono forniti in maniera esclusiva da loro.
>>>
>>
>> OK puoi informarti in generale sulla tematica?
>>
>
> Ok.
>
>
>>
>> Visto che ci siamo, non vedo riportato da nessuna parte il costo per
>> l’allestimento. Indicativamente, a noi servivano 2 giorni per allestire
>> tutto EuroPython nella venue, di cui 1 giorno in 40 persone (tutte le
>> magliette gialle) e 1 giorno in poche persone (più che altro tematiche
>> tecniche, audio/video, sponsor, ecc.). Con un contratto di 5 giorni c’è
>> versi di avere almeno 1 giorno pieno gratis, oppure va pagato? Se va
>> pagato, va aggiunto ALMENO 1 giorno (sarebbe meglio 2 o 1 e mezzo), ma
>> cercando di negoziare un prezzo diverso (se possibile ovviamente).
>>
>> * Non basta un solo tecnico A/V per tutto l’evento, e non bastano 8 ore
>>>> al giorno più 1 di pausa. L’evento comincia tipo alle 9 del mattino (quindi
>>>> serve il tecnico dalle 7:30 per fare i check) e finisce tipo alle 20 di
>>>> sera (per cui il tecnico finisce verso le 20:30), e le pause sono “finte”
>>>> perché durante le pause c’è spesso da lavorare. Per cui serve una copertura
>>>> di due o tre tecnici con turni sfalsati. Mi sembra che da noi ci fossero 3
>>>> ragazzi in turnazione per garantire la copertura di 2 tecnici per 10/11 ore
>>>> al giorno.
>>>>
>>>
>>> 1. Conference Rooms AV Built-in: as indicated above
>>>
>>> N.B: the audio-video technical assistance service is exclusive to the
>>> technical staff of the MiCo.
>>>
>>> This service is not included in the quotation and it may be quantified
>>> according to the spaces you will use and according to your needs.
>>>
>>> For your information, the cost of the service is as follows: N.1 AV
>>> Technician: 8 hours + 1 hour break : € 320+VAT
>>>
>>> At least 1 audio technician is compulsory in conference rooms when in
>>> function.
>>>
>>> Il tecnico va inteso per ROOM.
>>>
>>
>> OK quindi 320 * 7 sale * 5 giorni = €11K+IVA di tecnici (sul budget hai
>> €2880). Noi facevamo con 2 (3 in turnazione) per 7 sale, ma mi sembra non
>> ci si può fare nulla. Non è il primo centro congressuale che vedo che forza
>> 1 tecnico per sala, comunque.
>>
>>
>>> * Serve almeno €4k per pagare il personale che deve vendere merchandise
>>>> e stare al guardaroba (= hostess), in modo da poter contare su 20-30
>>>> volontari per gestire tutto il resto senza fare troppo casino con 200
>>>> persone che lavorano ciascuna 2-4 ore nel corso della settimana come hanno
>>>> fatto i tedeschi.
>>>>
>>>
>>> Per EP2015/EP2016 abbiamo preferito avere solo volontari, consideriamo
>>> comunque come costo extra.
>>>
>>
>> Io purtroppo non sono potuto venire a EP2015 ma verrò a EP2016 e guardo
>> un attimo la cosa come è organizzata. A EP2014 a Berlino secondo me era un
>> mezzo disastro; hanno dovuto gestire qualcosa tipo 110 volontari ciascuno
>> dei quali dava una disponibilità minima di 4 ore nell’intera settimana. Mi
>> viene il mal di testa solo a ricordarmi i mal di testa.
>>
>> Quello che facevamo noi era:
>>
>>  * 16/20 volontari per 1 settimana a tempo pieno (pagandogli ovviamente
>> ingresso, cena sociale e camera d’albergo), staffati sempre e solo nelle
>> sale (quindi con la possibilità di seguire i talk), e una mezza giornata
>> completamente libera a settimana.
>>  * 8-10 persone di personale pagato (via Develer o via agenzia di
>> staffing) per fare i compiti che prevedono la totale assenza dalla
>> conferenza (sia ruoli direzionali che operazionali: registrazione, desk,
>> sponsor manager, schedule manager, guardaroba, merchandise, ecc.).
>>
>> Quindi diciamo con ~30 magliette gialle, riuscivamo a gestire tutto. In
>> lingua italiana, per altro, quindi diminuendo anche l’enorme barriera
>> comunicativa di usare un’altra lingua (perché nella concitazione
>> dell’evento e nel casino della radio, aggiungere anche la lingua inglese
>> rende tutto più difficile).
>>
>> Se devi staffare 25 persone diverse, ciascuna mezza giornata, al
>> merchandise o peggio alla registrazione, non voglio sapere quanto tempo
>> perdi di coordinazione, oltre al fatto che perdi di visibilità globale
>> sull’evento, e per forza di cosa irrigidisci le condizioni che offri (il
>> volontario che è al registration desk per 3 ore in tutto in una settimana
>> non può certo applicare deroghe e quindi non è in grado di gestire le
>> eccezioni, che è alla base del livello di soddisfazione dei partecipanti).
>>
>
> Questo lo capisco. Ma EP2015 avevamo solo volontari che abbiamo in qualche
> modo pagato.
>
> A EP2016 non li pagheremo neanche (biglietto e/o room).
>
> Il mio numero 348 98 24 887
>
>
>> --
>> Giovanni Bajo
>> Python Italia APS
>>
>> PyCon Sei
>> 17-19 April 2015
>>
>>
>> _______________________________________________
>> Pycon mailing list
>> Pycon a lists.python.it
>> http://lists.python.it/mailman/listinfo/pycon
>>
>>
>
>
> --
>
> I wish you a good day,
> Christian
>
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